حسابداری صندوق املاک و مستغلات، معاملات مالی متنوع، انواع مختلف دارایی ها و روابط با سرمایه گذاران را مدیریت می کند. از آنجایی که حوزه حسابداری متفاوت از نوع سنتی است، شامل رسیدگی به درخواست های سرمایه، ردیابی دارایی های متعدد، توزیع بازده و انطباق با چندین مقررات در میان سایر مسائل مرتبط است.
حتی حرفه ای ها نیز اشتباهات خود را دارند و حسابداران نیز از این قاعده مستثنی نیستند. عدم تطابق در حسابداری صندوق املاک و مستغلات می تواند عواقب مالی و عملیاتی جدی داشته باشد. وبلاگ زیر متداول ترین اشتباهات و نکاتی را در مورد نحوه اجتناب از آنها برای دقت، شفافیت و انطباق کامل بیان می کند.
1. ثبت سوابق و مدیریت داده ضعیف
اشتباه
نگهداری سوابق دقیق یا کامل احتمالاً یکی از رایج ترین اشتباهات حسابداری صندوق املاک و مستغلات است. هنگام سرمایه گذاری و مدیریت چندین ملک، دارایی و سرمایه گذار، نگهداری سوابق تقریباً شامل هر معامله، سرمایه، توزیع و هزینه می شود. مدیریت نادرست داده‌ها ممکن است منجر به عدم ارائه گزارش‌های مالی صحیح و خطر مسائل نظارتی یا تحریف‌های مالی شود.
چگونه اجتناب کنیم
از یک سیستم مدیریت املاک یا نرم افزار حسابداری استفاده کنید که مخصوصاً برای صندوق های املاک و مستغلات طراحی شده است. اینها به طور خودکار سوابق را به روز می کنند، تراکنش های مالی را نظارت و ضبط می کنند و در عرض چند دقیقه گزارش تولید می کنند. حسابرسی و تطبیق منظم می تواند ناهماهنگی ها را زود تشخیص دهد. همچنین داشتن فرآیندهای استاندارد و کارکنان آموزش دیده برای جلوگیری از حوادث ناگوار در ثبت سوابق مفید است.
2. خطای ردیابی تماس های سرمایه ناقص
اشتباه
وجوه املاک و مستغلات اغلب با مشارکت دوره ای سرمایه توسط سرمایه گذاران مشخص می شود. اشتباهات رایج عبارتند از عدم پیگیری مناسب فراخوان های سرمایه و در نتیجه از دست دادن بخشی از سهم یا عدم موفقیت در درست کردن سوابق. ردیابی ضعیف تماس های سرمایه پتانسیل شناخته شده ای برای ایجاد اختلال در توزیع ها و همچنین ایجاد صورت های مالی نادرست دارد.
چگونه اجتناب کنیم
یک سیستم تماس سرمایه خودکار، با یادآوری و پیگیری نصب کنید. یک سیستم حسابداری صندوق باید نظارت بر تعهدات، دریافت‌ها و سرمایه‌های معوقه را برای سرمایه‌گذاران آسان کند. تمام تراکنش‌های فراخوان سرمایه باید در زمان واقعی به‌روز شده و به‌طور مناسب ثبت شوند.
3. استفاده نادرست از تخصیص درآمد و هزینه
اشتباه
نگهداری سوابق دقیق یا کامل احتمالاً یکی از رایج ترین اشتباهات حسابداری صندوق املاک و مستغلات است. هنگام سرمایه گذاری و مدیریت چندین ملک، دارایی و سرمایه گذار، نگهداری سوابق تقریباً شامل هر معامله، سرمایه، توزیع و هزینه می شود. مدیریت نادرست داده‌ها ممکن است منجر به عدم ارائه گزارش‌های مالی صحیح و خطر مسائل نظارتی یا تحریف‌های مالی شود.
چگونه اجتناب کنیم
از یک سیستم مدیریت املاک یا نرم افزار حسابداری استفاده کنید که مخصوصاً برای صندوق های املاک و مستغلات طراحی شده است. اینها به طور خودکار سوابق را به روز می کنند، تراکنش های مالی را نظارت و ضبط می کنند و در عرض چند دقیقه گزارش تولید می کنند. حسابرسی و تطبیق منظم می تواند ناهماهنگی ها را زود تشخیص دهد. همچنین داشتن فرآیندهای استاندارد و کارکنان آموزش دیده برای جلوگیری از حوادث ناگوار در ثبت سوابق مفید است.
4. عدم محاسبه دقیق استهلاک
اشتباه
یکی از نگرانی های قابل توجه در حساب وجوه مستغلات استهلاک است. یکی از اشتباهاتی که معمولاً در حسابداری وجوه مرتکب می‌شود، عدم محاسبه استهلاک آن و عدم محاسبه آن است و در بررسی اعتبار حساب و بدهی‌های مالیاتی ممکن است اشتباه محسوسی داشته باشد.
چگونه اجتناب کنیم
کلیه اموال باید بر اساس قوانین مالیاتی مربوطه و اصول حسابداری مستهلک شوند. بنابراین نرم افزار استهلاک می تواند برای محاسبه با نرم افزاری که اطلاعات مربوط به نوع ملک، عمر مفید و قوانین مالیاتی مربوطه را در بر می گیرد، استفاده شود. برنامه های استهلاک را حفظ کنید و با افراد حرفه ای مالیاتی مشورت کنید تا در مورد قوانین مالیاتی فعلی به روز بمانید.
5. عدم نظارت بر رعایت مقررات
اشتباه
صندوق های املاک و مستغلات باید با قوانین محلی، ایالتی و فدرال مطابقت داشته باشند. عدم رعایت برخی از الزامات گزارش‌دهی – خواه گزارش SEC یا افشای مالی باشد – می‌تواند به معنای جریمه‌ها و جریمه‌ها یا حتی یک طرح دعوی قضایی باشد.
چگونه اجتناب کنیم
همه قوانین مربوطه را زیر نظر داشته باشید و اطمینان حاصل کنید که فرآیندهای حسابداری و گزارشگری شما همیشه مطابق با آن است. برای بررسی دوره‌ای شیوه‌های حسابداری و گزارش‌دهی شما، یک افسر انطباق منصوب کنید یا یک مشاور انطباق شخص ثالث را استخدام کنید. سیستم‌های حسابداری را با نظارت بر انطباق داخلی بپذیرید که ممکن است گردآوری خودکار گزارش‌ها و مفاد مهلت‌ها را ارائه دهد.
6. مدیریت ناکارآمد نقدینگی
اشتباه
مدیریت نادرست جریان نقدی یک اشتباه اساسی در حسابداری صندوق املاک و مستغلات است. از آنجایی که ماهیت سرمایه گذاری در املاک و مستغلات چرخه ای است، مدیریت ضعیف جریان نقدی منجر به مشکلات نقدینگی می شود و پرداخت هزینه های عملیاتی و خدمات بدهی یا توزیع به سرمایه گذاران را دشوار می کند.
چگونه اجتناب کنیم
یک مکانیسم ردیابی جریان نقدی را برای هر دو جریان ورودی، مانند درآمدهای اجاره و فروش، و خروجی ها، از جمله هزینه ها و خدمات بدهی، به طور مداوم اجرا کنید. حفظ ذخایر نقدی برای پاسخگویی به مقدار معینی از هزینه های غیرقابل پیش بینی یا کمبودهای نقدی کوتاه مدت. به‌روزرسانی پیش‌بینی‌های جریان‌های نقدی هرازگاهی توسط عوامل تغییر در بازار، نرخ‌های خالی یا سایر عواملی که احتمالاً بر وجوه نقد از صندوق تأثیر می‌گذارد.
7. ارتباط نادرست با سرمایه گذاران
اشتباه
مسئولیت پذیری سرمایه گذار مستلزم دقت و گزارش به موقع است. بسیاری از این اشتباهات در حسابداری صندوق املاک و مستغلات در ارائه اطلاعات ناقص، قدیمی، یا برنامه های گمراه کننده به سرمایه گذاران رخ می دهد که به روابط آسیب می زند و اعتماد را از بین می برد.
چگونه اجتناب کنیم
یک سیستم گزارش دهی یکپارچه را معرفی کنید که در زمان واقعی گزارش هایی را در مورد معیارهای کلیدی مانند عملکرد دارایی، توزیع درآمد و افزایش سرمایه ارائه می دهد. تمام گزارش های ارائه شده باید استاندارد، آموزنده و توضیح دهنده هر نوسانی است که در عملکرد تجربه شده است. از پورتال‌های سرمایه‌گذار برای ارائه دسترسی بلادرنگ به گزارش‌ها برای تحویل به‌روز و پردازش شده به سرمایه‌گذاران استفاده کنید.
8. کنترل های داخلی ناکافی در حسابداری صندوق
اشتباه
نبود کنترل های داخلی خوب منجر به اشتباهات احتمالی یا حتی تقلب در حسابداری صندوق املاک و مستغلات می شود. داده‌های مالی می‌توانند دستکاری شوند یا به اشتباه گزارش شوند و در صورت عدم نظارت صحیح منجر به زیان مالی، جریمه‌ها یا دیگر انواع اقدامات نظارتی شوند.
چگونه اجتناب کنیم
اجرای کنترل های داخلی با کنترل و تعادل، رویه های تایید و تفکیک وظایف. در این راستا، برای ورود اطلاعات مالی، شخص تایید کننده نباید همان کسی باشد که داده ها را وارد می کند. ممیزی ها و تطبیق ها نیز باید اغلب انجام شود تا اختلافات در مراحل اولیه کشف شود. نرم افزار حسابداری با کنترل های دسترسی مبتنی بر نقش، پذیرش تراکنش ها را صرفاً به پرسنل مجاز محدود می کند.
9. عدم تلفیق حساب ها برای چندین ویژگی
اشتباه
معمولاً صندوق در چندین ملک سرمایه گذاری می کند که هر کدام دارای سوابق مالی هستند. یک اشتباه رایج این است که سوابق مالی در یک صورت حساب واحد تجمیع نشود. این نشان دهنده گزارش های مالی ناقص یا نادرست است.
چگونه اجتناب کنیم
استفاده از نرم افزار حسابداری صندوق که امکان ادغام داده های مالی از چندین ملک را فراهم می کند. از به‌روزرسانی منظم داده‌های مالی در سطح دارایی اطمینان حاصل کنید و اطمینان حاصل کنید که همه داده‌ها در سطح دارایی در صورت‌های مالی تلفیقی منعکس می‌شوند. ادغام حساب ها دید مناسب تری از سلامت مالی صندوق ارائه می دهد.
10. عدم برنامه ریزی مالیات
اشتباه
بخش زیادی از حسابداری صندوق املاک و مستغلات در واقع برنامه ریزی مالیاتی است، اما معمولاً بر روی آن متمرکز نمی شود. البته سرمایه‌گذاران را با صورت‌حساب‌های مالیاتی ناگهانی غافلگیر می‌کند و از این رو بازدهی خوب را از بین می‌برد و در عین حال بر امور مالی صندوق فشار می‌آورد.
چگونه اجتناب کنیم
همچنین باید با مشاوران مالیاتی مشورت شود تا استراتژی مالیاتی داشته باشند که کسورات را به حداکثر و بدهی ها را به حداقل برساند. تمام هزینه‌های مربوط به مالیات، مانند مالیات بر دارایی، استهلاک، و عایدی سرمایه باید از طریق سیستم حسابداری پیگیری شود. ارائه تغییرات مالیاتی؛ ایجاد یا اضافه کردن ذخایر را برای آمادگی برای بدهی های مالیاتی آتی در نظر بگیرید.
نتیجه گیری
حسابداری صندوق املاک و مستغلات یک فرآیند بسیار سخت است و نیاز به هوشیاری بالا و توجه به جزئیات دقیق دارد. دقت لازم در مورد اشتباهات رایج در ثبت سوابق، ردیابی نامناسب سرمایه و تخصیص نادرست درآمد را می توان با اجرای بهترین شیوه ها و ابزارهای مناسب برای کار، روشن کرد. بهبود مستمر در دقت و کارایی عملیات صندوق املاک و مستغلات با تأکید بر کنترل‌های داخلی، حسابرسی‌های منظم و انطباق، منجر به نتایج بهتر سرمایه‌گذاری می‌شود.
اجتناب از این اشتباهات متخصصان صندوق املاک و مستغلات را به شفافیت کامل، اعتماد سرمایه گذار و در نهایت رونق بلندمدت در مدیریت سرمایه گذاری املاک و مستغلات سوق می دهد.