اقدامات امنیت داده در حسابداری برون سپاری

هر قرارداد برون سپاری باید مجهز به فناوری باشد که امنیت داده ها را برای حفظ محرمانه بودن اطلاعات مشتری و سایر جزئیات تضمین کند. رویه‌های استاندارد کاملی که برای تنظیم امنیت داده‌ها در سازمان اعمال می‌شوند، می‌توانند هر کسب‌وکاری را متحول کنند. حفظ محرمانه بودن داده های مشتریان یکی از مهمترین ویژگی های هر شرکت برون سپاری است که در امور حسابداری و بانکداری تخصص دارد، باید در سطح جهانی کارآمد، ادراکی و ارتباط خوبی با مشتریان خود داشته باشد.

امنیت داده ها در برون سپاری حسابداری

امنیت داده ها یکی از اهداف مهم هر شرکت برون سپاری برای جلوگیری از حوادث ناگوار مالی است. شرکت‌ها موظفند در انجام و مستندسازی دریافت‌های مالی دقت لازم را به عمل آورند و نسبت به حفظ اطلاعات موجود در سوابق بانکی خود اقدامات کاملی را انجام دهند. بنابراین استفاده از یک عامل برون سپاری برای تنظیم تصمیمات مالی با استفاده از فناوری استوار و نوآورانه، موهبتی است که رشد صنعتی را تضمین می کند. نیازهای امنیتی یک شرکت را می توان توسط یک شرکت برون سپاری که تمام استانداردهای انطباق را رعایت می کند، پاسخ داد، به خصوص اگر این کارکردهای امنیتی مربوط به عملیات باشد.

امنیت با پشتوانه سیاست

• درک دقیق سیاست حفظ حریم خصوصی و امنیت داده ها که مطابق با مشاوران برون سپاری و کارکنان مدیریت است.
• کارمندان مجبور به امضای قراردادهای عدم افشا هستند که حاوی بندهای امنیتی سختگیرانه داده است که در صورت نقض قانون مجازات می شود.
• تجزیه و تحلیل کامل پیشینه کارمندان/اعضای کارکنان شامل بررسی سوابق جنایی، سابقه خانوادگی و غیره تحت نظارت است.

امنیت فیزیکی

• غربالگری کامل بازدیدکنندگان و کارکنان در هنگام ورود و خروج توسط نگهبانان امری ضروری است.
• جلوگیری از استفاده از تلفن های دوربین دار یا هر رسانه ضبط دیجیتال دیگر در مکان های امن یک ضرورت است.
• نصب دوربین های مدار بسته امنیتی برای نظارت بر سطوح کار توسط بخش های اداری امنیت داده ها را تضمین می کند.

امنیت داده های آنلاین

• حفاظت از داده های آنلاین را می توان با محافظت از فایل های ارزشمند روی سرور محافظت شده با رمز عبور حفظ کرد تا از امنیت در سطح مشتری اطمینان حاصل شود.
• مجوز انتخابی به کارشناسان برون سپاری تخصصی داده می شود که می توانند برای انجام ممیزی های امنیتی جامع به سرور دسترسی داشته باشند.
• امنیت انتقال را می توان با استفاده از رمزگذاری 128 بیتی SSL و حفاظت فایروال تضمین کرد.
• دسترسی چندین سطح مشتری باید محدود شود.
• کارمندان مجاز می توانند با استفاده از حساب های دامنه فردی برای پردازنده های ایمن به اسناد منبع دسترسی داشته باشند.

همچنین در حین اطمینان از موارد گفته شده در بالا، هنگام تعامل با فروشندگان حسابداری برون سپاری، فروشنده را در امضای قرارداد عدم افشای اطلاعات متقاعد کنید، که تضمین می کند که داده ها مخفی نگه داشته شده و با کسی به اشتراک گذاشته نمی شود.

فروشندگان معتبر در منطقه همیشه از قبل در مورد اقدامات امنیتی که برای داده های شما اتخاذ می کنند به شما اطلاع می دهند.

شرکت های برون سپاری اقدامات زیر را برای اطمینان از محرمانه بودن داده ها انجام می دهند:

• تمام داده های موجود در ذخیره سازی و انتقال را رمزگذاری کنید.
• ارسال/دریافت هر گونه داده تحت نظارت است، محدود به عدم دسترسی به ایمیل و وب
• کنترل‌های امنیتی فیزیکی برای کاهش خطر خروج داده‌ها از مرکز از طریق دستگاه‌های ضبط، دوربین‌ها و نسخه‌های سخت (کف کار بدون کاغذ)
• در دسکتاپ، CD، DVD، فلاپی درایو، SCSI، موازی یا هر یک از پورت های دیگر غیرفعال
• کارمندان قراردادهای عدم افشا (NDA) را با بندهای سختگیرانه امنیتی امضا می کنند که طبق قانون مجازات می شود
• عدم وجود یا محدودیت فکس و قابلیت چاپ در محل پردازش
• امنیت شبکه از طریق آنتی ویروس Symantec و محافظت از فایروال حفظ می شود LAN بخش بندی شده با حفاظت فایروال
• کارمندان برای بررسی سوابق جنایی، ارجاعات کارفرمایان گذشته، ثبت نام در نزدیکترین ایستگاه پلیس و تأیید سوابق خانوادگی.

نتیجه گیری

در عصری که نقض داده‌ها و تهدیدات سایبری به طور فزاینده‌ای رواج دارد، امنیت داده‌های مالی به ویژه در فرآیندهای حسابداری برون‌سپاری شده اهمیت زیادی پیدا می‌کند. برون سپاری، ضمن ارائه مزایای متعدد از نظر کارایی و مقرون به صرفه بودن، آسیب پذیری های بالقوه را نیز معرفی می کند. بنابراین، برای کسب و کارها ضروری است که اطمینان حاصل کنند که شرکای برون سپاری منتخب آنها از اقدامات امنیتی قوی داده استفاده می کنند. این شامل تکنیک های رمزگذاری پیشرفته، ممیزی های امنیتی منظم، احراز هویت چند عاملی، و آموزش مداوم کارکنان در مورد بهترین شیوه های حفاظت از داده است. در نتیجه، در حالی که برون سپاری فرآیندهای حسابداری می تواند یک حرکت استراتژیک برای مشاغل باشد، اولویت دادن به امنیت داده ها ضروری است. یک مشارکت موفق به اعتماد بستگی دارد، و اطمینان از حداکثر حفاظت از داده های مالی حساس برای ایجاد و حفظ این اعتماد اساسی است.