هندلینگ و بهینه سازی حساب های پرداختنی (AP) به سختی به عنوان یک کارکرد اصلی تجاری در نظر گرفته می شود. متأسفانه، اکثر مشاغل املاک و مستغلات بیشتر بر استراتژی های بازاریابی و فروش تمرکز می کنند تا مدیریت صحیح حساب های پرداختنی. با این حال، مدیریت ضعیف فرآیند می‌تواند رابطه کسب‌وکار با فروشندگان را خراب کرده و دسترسی آن را به تسهیلات اعتباری محدود کند. بنابراین، بهترین روش‌ها برای بهینه‌سازی فرآیند AP شما چیست؟
4 روش برتر برای بهینه سازی فرآیند AP شما
1. شناسایی ناکارآمدی ها در فرآیند AP
یک فرآیند طولانی AP که نیاز به چندین لمس یا ورود توسط افراد مختلف قبل از تکمیل دارد، مستعد خطاهای پرهزینه است. بنابراین، اولین قدم برای دستیابی به بهینه سازی AP این است که فرآیند حساب های پرداختنی خود را از ابتدا تا انتها مطالعه کنید. مراحل خسته کننده ای که منجر به ناکارآمدی می شود را شناسایی کنید. تحقیق و بکارگیری راه‌حل‌هایی که ناکارآمدی‌ها را از بین می‌برند، مانند خودکار کردن مراحل و استفاده از تکنیک‌های پردازش الکترونیکی قابل اعتماد. برای بهره مندی از فرآیند کوتاه تر و سریع تر حساب های پرداختنی، یک فرآیند تأیید گردش کار قابل تنظیم را اتخاذ کنید.
2. فرآیند AP را با سیستم حسابداری فعلی خود یکپارچه کنید
هنگام مطالعه راه حل هایی که به شما امکان می دهد فرآیند AP خود را حداکثر بهینه کنید، اطمینان حاصل کنید که می توانند با سیستم حسابداری فعلی شما یکپارچه شوند. یکپارچه سازی یکپارچه AP و سیستم حساب، ارسال خودکار تراکنش ها را در تلاش برای حذف خطاهای ناشی از به روز رسانی فرآیند دستی تسهیل می کند.
3. فناوری ها و خدمات الکترونیکی را بپذیرید
اکثر شرکت ها به دلیل استانداردهای منحصر به فرد حسابداری تجاری، از اتوماسیون کل فرآیند پشتیبانی نمی کنند. از سوی دیگر، اجرای یک فرآیند کاملا دستی دشوار است. از این رو، کسب و کارها باید خدمات و فناوری های الکترونیکی را اتخاذ کنند که با فرآیند AP موجود آنها یکپارچه شود. چنین سیستمی به شما امکان می دهد پرداخت های الکترونیکی را از تامین کنندگان دریافت کنید و همچنین هرگونه پرداخت محرمانه را به صورت دستی و بدون ایجاد خطا در فرآیند دریافت کنید.
4. AP را به یک مسئولیت مدیریت تبدیل کنید
همانطور که در بالا ذکر شد، عدم مدیریت موثر جریان های نقدی می تواند منجر به بدهی ها و شهرت مالی ضعیف شود که برای هر کسب و کاری مضر است. بنابراین، فرآیند حساب‌های پرداختنی باید توسط مالک کسب‌وکار، یک مدیر ارشد قابل اعتماد یا شخصی که سهام قابل توجهی در شرکت دارد، انجام شود. علاوه بر این، فعالیت های حساب های پرداختنی باید در جلسات کاری منظم مورد بحث قرار گیرد تا اطمینان حاصل شود که کسب و کار همیشه در جهت بهینه سازی فرآیند کار می کند. تمام فعالیت های AP باید از طریق سیستم های تلفن همراه و شبکه های کامپیوتری به راحتی قابل دسترسی باشند.
نتیجه گیری
فرآیند حساب های پرداختنی یک مؤلفه مهم تجاری است که بر جریان های نقدی تأثیر می گذارد. بنابراین، مدیریت صحیح فرآیند تضمین می کند که کسب و کار شما دارای پول نقد بهینه است. همچنین به افزایش اعتبار و اعتماد شرکت شما در میان فروشندگان مصالح ساختمانی کمک می کند. به این ترتیب، توصیه می شود فرآیند حساب های پرداختنی را به یک شرکت معتبر، معتبر و با تجربه برون سپاری کنید که به شما در حفظ جریان های نقدی معقول کمک می کند.