حساب های پرداختنی (AP) مقدار پولی است که یک شرکت قرار است به شخص یا شرکتی بدهد که کالا یا خدماتی را به آنها ارائه می دهد. بنابراین، مدیریت یکنواخت و کارآمد این حساب‌ها بسیار مهم است، که می‌تواند توسط برون‌سپاری حساب‌های پرداختنی که خدماتی است که توسط ارائه‌دهندگان خدمات حسابداری و مالیات برون مرزی ارائه می‌شود، ارائه دهد.
حسابفعالیت های قابل پرداخت شامل مدیریت قرارداد فروشنده، ورود و پرداخت صورتحساب، مسائل مربوط به خدمات قانونی و مصالحه طلبکاران است. را چالش در حساب پرداختنی می تواند خسارت مالی و همچنین اعتبار زیادی را به یک شرکت وارد کند.
خطاهای ایجاد شده در حساب پرداخت و راه حل های رفع آنها به شرح زیر است:
1. خطای ورود اطلاعات دستی
یک خطای انسانی ساده در جمع‌آوری داده‌ها برای حساب‌های پرداختنی ممکن است باعث زیان شود و همچنین روابط شرکت با تامین‌کنندگان را خراب کند. از آنجایی که میزان خطا در کل حساب‌های دستی 88 درصد است، می‌توان نتیجه گرفت که می‌تواند بیشتر رخ دهد.
یک راه حل ساده برای این کار، راه اندازی یک سیستم سفارش خرید (اتوماتیک) برای تأیید داده ها است.
2. صورتحساب پیچیده
صورت‌حساب‌های پرداخت از طریق چندین نفر از بخش‌های مختلف ارسال می‌شود که در نهایت باعث کندتر شدن روند و همچنین تحریف اطلاعات می‌شود که منجر به تاخیر در تصمیم‌گیری و گاهی اوقات تصمیم‌های نادرست بر اساس آن اطلاعات تحریف شده می‌شود.
این را می توان با راه اندازی یک بخش AP جداگانه و یک نرم افزار اختصاصی برای فرآیند AP حل کرد.
3. خطای پرداخت
اشتباه در پرداخت می تواند باعث ایجاد احساس ناامنی در بین تامین کنندگان شود و همچنین می تواند باعث انحراف منفی در شهرت یک شرکت شود. خطاهای پرداخت شامل تاخیر در پرداخت، پرداخت اشتباه، پرداخت از دست رفته است. حتی یک اشتباه جزئی در پرداخت می تواند منجر به پرداخت مضاعف یک فاکتور شود که می تواند باعث ضرر شرکت شود.
یک راه حل ساده این است که یک سیستم پرداخت خوب برنامه ریزی شده با یک کد منحصر به فرد برای هر فروشنده در یک سیستم ذخیره سازی وجود داشته باشد.
4. انبوهی از سوابق کاغذی
همانطور که همه ما می دانیم که یک خرید می تواند تعدادی سند کاغذی تولید کند. در یک شرکت، ممکن است حدود هزاران مقاله با اطلاعات مرتبط وجود داشته باشد که با همه آنها به طور کارآمد قابل رسیدگی نباشد.
به سادگی داده ها را در یک نرم افزار ذخیره کنید تا به راحتی کار کنید.
5. کلاهبرداری سایبری
حساب‌های پرداختنی در معرض خطر بیشتری برای کلاهبرداری‌های سایبری هستند، زیرا همه وجوهی که از یک شرکت خارج می‌شوند باید از طریق آن عبور کنند. عدم صداقت در بین برخی از کارمندان یا فروشندگان می تواند باعث این کلاهبرداری ها شود. بنابراین، قبل از ارائه راه حل برای این موضوع، عیب یابی آن بسیار مهم است.
برای حل این مشکل، ورودی‌ها و دسته چک‌های شرکت را بررسی کنید، یک فناوری خودکار راه‌اندازی کنید که مدیریت جریان نقدی واضحی را همراه با سازمان ساختاری کارکنان ارائه می‌دهد.
با تمام چالش های حساب های پرداختنی با این راه حل های ساده روبرو شوید و از یک فرآیند پرداخت بدون دردسر لذت ببرید. علاوه بر اینبرای عملکرد کارآمد، برون سپاری AP را در نظر بگیرید.