را حساب های پرداختنی بخش همیشه به عنوان یک مرکز هزینه در نظر گرفته می شود زیرا در درجه اول با پولی که از شرکت خارج می شود و برای کالاها و خدمات می پردازد سر و کار دارد. همانطور که گفته شد، حساب‌های پرداختنی شما می‌تواند به یک مرکز سود تبدیل شود که پس‌انداز، جریان نقدی را بهبود می‌بخشد و به کسب و کار شما ارزش می‌افزاید – با استراتژی‌های مناسب. تبدیل AP از یک مرکز هزینه سنتی به یک تولید کننده سود نیازمند تغییرات استراتژیک، بهبود فرآیندها و فناوری مدرن است.
این مقاله تاکتیک هایی را که می توانید برای تبدیل بخش AP خود به یک مرکز سود استفاده کنید برجسته می کند. نتیجه نهایی نه تنها بخش AP شما را بهبود می بخشد، بلکه به سلامت مالی کلی سازمان شما نیز کمک می کند.
1. از تخفیف های پرداخت زودهنگام استفاده کنید
یکی دیگر از راه های آسان برای تبدیل بخش AP خود به یک مرکز سود، استفاده از تخفیف های پرداخت اولیه ارائه شده توسط تامین کنندگان است. اگر فاکتور ظرف 10 یا 15 روز پرداخت شود، بسیاری از فروشندگان به شما تخفیف کوچکی می دهند. تخفیف‌ها معمولاً در محدوده 1 تا 2 درصد هستند، اما می‌توانند در طول زمان اضافه شوند و باعث کاهش قابل توجهی در پس‌انداز کسب‌وکار شما شود.
نحوه پیاده سازی:
با ساده‌سازی فرآیندهای AP برای بهینه‌سازی سهولت پردازش سریع پرداخت‌ها، از هر تخفیف پرداخت اولیه استفاده کنید. از راه‌حل‌های خودکار AP استفاده کنید که به شما امکان می‌دهد فرصت‌های تخفیف پرداخت اولیه را ردیابی کنید و فاکتورها را بر اساس آن پردازش کنید. این تضمین می کند که هرگز تخفیف های ارزشمند را از دست ندهید.
مثال:
کسب‌وکاری که سالانه یک میلیون دلار بدهی پرداخت می‌کند، تنها با استفاده منظم از تخفیف‌های 2 درصدی پرداخت زودهنگام، می‌تواند 20000 دلار صرفه‌جویی کند. این پس انداز می تواند به طور مستقیم در کسب و کار سرمایه گذاری شود.
2. جریان نقدی را از طریق زمان پرداخت بهینه کنید
در حالی که تخفیف های پرداخت زودهنگام بسیار مهم است، پرداخت ها نیز باید به صورت استراتژیک مدیریت شوند تا شرکت ها بتوانند سرمایه در گردش خود را به حداکثر برسانند. تا جایی که ممکن است وجوه نقد را بدون پرداخت هزینه تأخیر نگه دارید و شرکت شما را قادر می سازد تا جریان نقدی را به طور مؤثر مدیریت کند. زمان‌بندی پرداخت یک روش استراتژیک برای اجرای پرداخت‌ها بر اساس تاریخ سررسید فاکتور، نیازهای جریان نقدی و تخفیف‌های موجود است.
نحوه پیاده سازی:
از نرم افزار اتوماسیون AP برای پیگیری تاریخ سررسید فاکتور و برنامه ریزی پرداخت ها بر این اساس استفاده کنید. هشدارهای پرداخت را تنظیم کنید تا اطمینان حاصل کنید که پرداخت ها به موقع انجام می شود و در عین حال حفظ وجه نقد را به حداکثر می رساند. ابزارهای AP به شما امکان می دهد یک برنامه پرداخت متعادل ایجاد کنید که پرداخت به موقع را تضمین می کند و در عین حال وجوه را تا زمانی که ممکن است در خانه نگه می دارد.
مثال:
شرکتی که به صورت استراتژیک پرداخت ها را زمان بندی می کند، می تواند پول بیشتری را تا 30 روز در بانک نگه دارد و نیاز به استقراض کوتاه مدت یا افزایش نقدینگی برای سرمایه گذاری های بیشتر را کاهش دهد.
3. مدیریت ارتباط با تامین کننده را بپذیرید
ایجاد روابط قوی با تامین کنندگان شما همچنین می تواند بخش AP شما را به یک مرکز سود تبدیل کند. روابط مثبت ممکن است به شما کمک کند شرایط پرداخت بهتر، تخفیف‌های عمده یا حتی پیشنهادات انحصاری را تضمین کنید. احتمال بیشتری وجود دارد که تأمین‌کنندگان شرایط مطلوبی را به مشاغلی ارائه دهند که قابل اعتماد، به موقع در پرداخت‌ها و فعالانه در ارتباطات باشند.
نحوه پیاده سازی:
روابط نزدیک با تامین کنندگان خود ایجاد کنید، نیازهای آنها را درک کنید و در صورت امکان انعطاف پذیری ارائه دهید. برای مثال، اگر تامین‌کننده‌ای با محدودیت جریان نقدی مواجه شود، کسب‌وکار شما می‌تواند با پرداخت زودهنگام در ازای تخفیف بیشتر موافقت کند. قراردادهای تامین کننده را به طور منظم بررسی کنید و در مورد شرایط سودمند متقابل مذاکره کنید.
مثال:
از طریق خرید عمده از یک تامین کننده، شرکت شما می تواند 5-10٪ در خریدهای عمده صرفه جویی کند و سودآوری را بهبود بخشد.
4. فرآیند حساب های پرداختنی را خودکار کنید
اتوماسیون یک تغییر دهنده بازی برای تبدیل AP به یک مرکز سود است. با حذف کارهای دستی و اجتناب از خطا، اتوماسیون پردازش فاکتور را ساده می کند. با اتوماسیون، شفافیت به گردش‌های کاری AP وارد می‌شود و امکان تصمیم‌گیری آگاهانه‌تر در مورد پرداخت‌ها، جریان نقدی و روابط تامین‌کننده را فراهم می‌کند.
نحوه پیاده سازی:
یک پلت فرم اتوماسیون AP را بپذیرید که همه چیز را از ضبط فاکتور و ورود داده ها گرفته تا گردش کار تایید و پردازش پرداخت را مدیریت می کند. خودکارسازی فرآیند AP زمان صرف شده برای کارهای تکراری را کاهش می‌دهد و تیم شما را آزاد می‌کند تا روی فعالیت‌های ارزش افزوده مانند تجزیه و تحلیل الگوهای هزینه و بهینه‌سازی روابط فروشنده تمرکز کند.
مثال:
خودکار کردن فرآیندهای AP می تواند هزینه های پردازش را تا 80٪ کاهش دهد و زمان ورود دستی داده ها و تطبیق را تا 70٪ کاهش دهد. این نه تنها باعث صرفه جویی در پول می شود، بلکه به تیم مالی شما اجازه می دهد تا بر ابتکارات استراتژیک تمرکز کند.
5. از تخفیف پویا استفاده کنید
تخفیف پویا راه انعطاف‌پذیرتری را برای شرکت‌ها ارائه می‌دهد تا از تامین‌کنندگان تخفیف بگیرند. برخلاف تخفیف‌های مرسوم با پرداخت زودهنگام، تخفیف پویا به شما امکان می‌دهد تا بر اساس میزان زودهنگام پرداخت، درباره نرخ‌های تخفیف مذاکره کنید. هر چه زودتر فاکتور پرداخت شود، تخفیف ارائه شده توسط تامین کننده بیشتر می شود. این امکان مدیریت بهتر جریان نقدی را فراهم می کند و در عین حال تخفیف ها را نیز تضمین می کند.
نحوه پیاده سازی:
از یک پلت فرم تخفیف پویا استفاده کنید که با سیستم های تامین کنندگان شما ادغام می شود. این پلتفرم‌ها شما را قادر می‌سازند تا تخفیف‌ها را بر اساس فاکتور به فاکتور مذاکره کنید و تخفیف موجود در هر زمان را بر اساس نیازهای جریان نقدی خود محاسبه کنید.
مثال:
یک شرکت می تواند در صورت تسویه فاکتور در عرض 5 روز، 1.5٪ تخفیف و اگر در 10 روز تسویه شود، 1٪ تخفیف ارائه دهد. این انعطاف‌پذیری به شما امکان می‌دهد تا بر اساس چرخه نقدی خود از تخفیف‌ها استفاده کنید.
6. کاهش خطاها و تقلب
خطاها در پردازش فاکتور، پرداخت های تکراری و کلاهبرداری از مسائل رایج در حساب های پرداختنی هستند. با کاهش این خطاها و اجرای اقدامات پیشگیری از تقلب، بخش AP شما می تواند از هزینه ها و زیان های غیرضروری جلوگیری کند و تخلیه های مالی را به فرصت هایی برای پس انداز تبدیل کند.
نحوه پیاده سازی:
ابزارهای اتوماسیون AP را با ویژگی های داخلی تشخیص تقلب پیاده سازی کنید. این ابزارها تراکنش‌های مشکوک، پرداخت‌های تکراری و ناهنجاری‌ها در صورت‌حساب‌ها را علامت‌گذاری می‌کنند و از پردازش نشدن پرداخت‌های نامعتبر اطمینان می‌دهند. ممیزی داخلی و تفکیک وظایف در عملکرد AP می تواند احتمال تقلب را بیشتر کاهش دهد.
مثال:
شرکتی که کنترل‌های تشخیص تقلب را اجرا می‌کند، می‌تواند با جلوگیری از پرداخت‌های متقلبانه یا اشتباه، سالانه هزاران دلار صرفه‌جویی کند.
7. ادغام فروشنده
شما می توانید با ادغام فروشندگان در بخش AP خود پس انداز ایجاد کنید. مدیریت تعداد زیادی از تامین کنندگان می تواند منجر به ناکارآمدی و هزینه های بالاتر شود. با کاهش تعداد فروشندگان و ادغام خریدها با تامین کنندگان کلیدی، کسب و کارها می توانند از قدرت خرید برای مذاکره در مورد نرخ ها و تخفیف های بهتر استفاده کنند.
نحوه پیاده سازی:
فهرست فروشنده خود را مرور کنید و فرصت‌هایی را برای ادغام شناسایی کنید. برای تضمین بهترین شرایط ممکن، قراردادهای بلندمدت یا قراردادهای خرید عمده را با تامین کنندگان کمتری مذاکره کنید.
مثال:
ادغام فروشندگان می تواند به شرکت اجازه دهد تا از تخفیف 10 درصدی در سفارشات انبوه برخوردار شود که منجر به صرفه جویی قابل توجهی در هزینه و افزایش بهره وری عملیاتی می شود.
8. اهرم انطباق تامین کننده و ورود به سیستم
اطمینان از اینکه همه تامین کنندگان از سیاست ها و رویه های شرکت شما پیروی می کنند می تواند در درازمدت باعث صرفه جویی در هزینه ها شود. تامین کنندگانی که به درستی بررسی شده اند، به احتمال زیاد کیفیت ثابتی ارائه می دهند و به شرایط توافق شده پایبند هستند و اختلافات پرهزینه یا خطاهای صورتحساب را کاهش می دهند.
نحوه پیاده سازی:
سیستم مدیریت فروشنده را به صورت خودکار انجام دهید تا ورود تامین کننده را ساده کنید. این تضمین می‌کند که تامین‌کنندگان استانداردهای انطباق شما را برآورده می‌کنند، بررسی مناسب را انجام می‌دهند و با شرایط پرداخت شفاف موافقت می‌کنند. برقراری ارتباط منظم با تامین کنندگان برای اطمینان از انطباق مداوم.
مثال:
مدیریت موثر انطباق تامین‌کننده می‌تواند خطر تاخیر در تحویل، صورتحساب نادرست یا مشکلات کیفیت را کاهش دهد و هزینه‌های اضافی را برای اصلاح چنین مشکلاتی به حداقل برساند.
نتیجه گیری
تبدیل بخش حساب های پرداختنی خود از یک مرکز هزینه به یک مرکز سود بسیار در دسترس است. با اتخاذ استراتژی هایی مانند اعمال تخفیف های پرداخت اولیه، بهینه سازی جریان نقدی، خودکارسازی فرآیندها و ایجاد روابط قوی با تامین کنندگان، کسب و کارها می توانند پس انداز قابل توجهی ایجاد کرده و سودآوری را بهبود بخشند.
اتوماسیون نقش کلیدی در این تحولات ایفا می کند، کار دستی را کاهش می دهد، خطاها را به حداقل می رساند و تصمیم گیری بهتر را از طریق افزایش دید داده ها امکان پذیر می کند. یک بخش AP فعال می تواند به طور قابل توجهی سود شرکت شما را افزایش دهد و به رشد بلندمدت و سلامت مالی کمک کند.
آیا آماده هستید تا بخش AP خود را به یک مرکز سودآور تبدیل کنید؟ اجرای این استراتژی ها را از امروز شروع کنید و تاثیر آن را بر کسب و کار خود تماشا کنید.