نتایج نظرسنجی انجام شده توسط یک شرکت نرم افزاری پیشرو:
- تنها 28 درصد از پاسخ دهندگان به اعداد گزارش شده در پایان ماه اعتماد دارند
- 90 درصد از پاسخ دهندگان تحت فشار برای بستن سریعتر هستند
- حدود 39 درصد از پاسخ دهندگان از زمان و کیفیت فرآیند بسته شدن پایان ماه خود راضی هستند
- حتی شرکت هایی با فرآیندهای بسته شدن کاملاً خودکار حدود یک هفته یا بیشتر طول می کشد تا کتاب های خود را ببندند
علیرغم پیشرفت‌های تکنولوژیکی، بسیاری از شرکت‌ها دارای دپارتمان‌های حسابداری هستند که هنوز در حال حرکت هستند فرآیند بسته شدن پایان ماه با سرعتی غیرقابل قبول بسیاری از آنها چندین هفته طول می کشد تا کتاب های خود را به صورت ماهانه ببندند، در نتیجه زمانی که اطلاعات به مدیریت و سایر ذینفعان ارسال می شود، ارتباط خود را از دست می دهند.
در محیط کسب و کار در حال تحول امروزی، بستن سریع یک ضرورت است. در اکثر شرکت ها سرعت بسته شدن حتی به عنوان یک معیار رایج در تعریف قابلیت های تیم مالی در نظر گرفته می شود. به همین دلیل است که یک سریعتر بسته شدن آخر ماه برای هر شرکتی مهم است. این مقاله بیشتر در مورد تنگناها در تاخیر پایان ماه توضیح می دهد و اقداماتی را که کسب و کارها باید برای سریعتر بسته شدن آخر ماه که برای سازمان بهتر است.
علل متداول تاخیر در بسته شدن پایان ماه
- مشکلات فرآیند بین بخش‌های داخلی، منابع خارجی (فروشندگان، بانک، وام دهندگان)، که منجر به جریان ناکافی اطلاعات (داده‌ها ارسال نشده، فاکتورها با کدگذاری اشتباه، صورت‌حساب‌های فروشنده دیر یا ناقص، POهای گمشده) می‌شود که باعث تاخیر در بسته شدن پایان ماه می‌شود.
- دیدگاه نامشخص و در حال تغییر مدیران در مورد گزارشگری مالی و اطلاعاتی که برای اداره کسب و کار نیاز دارند
- فرآیندها و سیستم های قدیمی با بسیاری از شرکت ها که به کارمندانی که به صورت دستی روی صفحات گسترده و ماشین حساب های ساده کار می کنند متکی هستند. فرآیندهای به هم پیوسته منجر به تاخیر در انجام کارها می شود زیرا یکی از اعضای تیم بیمار یا در تعطیلات است.
- عدم استانداردسازی و سازگاری در فعالیت‌های مشابه پایان ماه
- فقدان ضرب‌الاجل‌ها برای فرآیندهای واسطه‌ای حیاتی مانند تاریخ‌های قطع ورود AP و تاریخ‌های پایان بسته شدن فروش. به عنوان مثال، تیم‌های فروش اغلب تلاش می‌کنند تا سفارش‌های دریافت‌شده در هفته اول ماه جاری را برای رزرو در یک ماه قبل از آن در نظر بگیرند.
نکاتی برای بستن سریعتر کتاب ها
همه را در یک صفحه قرار دهید – برای همه افراد سازمان مهم است که اهمیت بستن به موقع کتاب ها را درک کنند. رئیس امور مالی/CFO باید به کارکنان و فروشندگان خارجی توضیح دهد تا فرآیند بسته شدن را به شیوه ای بالغ و مقدس انجام دهند. برای رسیدن به هدف فرآیند بسته شدن، مهلت‌ها و مجموعه‌ای از قوانین برای بخش‌های داخلی و فروشندگان خارجی داشته باشید. یک تقویم پایانی ماهانه ایجاد کنید که مهلت‌ها و الزامات پردازش را مشخص می‌کند. مطمئن شوید که همه تقویم را دریافت می کنند، نقش و وابستگی های خود را درک می کنند و به ضرب الاجل ها پایبند هستند.
از فناوری به طور موثر در داخل استفاده کنید: کارمندان زمانی که باید به صورت دستی کار کنند زمان خود را از دست می دهند. ایجاد صفحات گسترده و غیره روند را کند می کند. به فناوری ارتقا دهید، روند بسته شدن را مرور کنید و تمام فعالیت‌های دستی را که می‌توانند خودکار شوند شناسایی کنید. به عنوان مثال، محاسبه استهلاک یا ارسال مدخل های ماهانه یا دوره ای تکراری در دفتر کل، کارهای ایده آلی هستند که می توانند خودکار شوند. نرم افزار حسابداری مانند QuickBooks دارای چندین ویژگی است که به کاربر اجازه می دهد کارهایی را که زمان بر هستند و مستعد خطا هستند را خودکار کند. ابزارهایی مانند Dropbox و SharePoint را می‌توان برای جمع‌آوری و اشتراک‌گذاری داده‌ها و گزارش‌دهی پیاده‌سازی کرد.
پیاده سازی فناوری در خارج از شرکت: با فروشندگان تماس بگیرید و از آنها بخواهید که فاکتورها را به صورت الکترونیکی بفرستند و نه کاغذی، پرداخت الکترونیکی فاکتورها را تسهیل کنند. این مرحله مطمئناً در زمان و هزینه در هر دو طرف صرفه جویی می کند و به منابع حسابداری اجازه می دهد کارآمدتر باشند و در جهت بستن سریع پایان ماه کار کنند. اتوماسیون مزایای واضحی را از نظر کارایی، شفافیت و سرعت برای فرآیند بسته به ارمغان می آورد.
ساده کردن عملکرد حساب های پرداختنی: تصور کنید که تیم AP تعداد زیادی فاکتور را در آخرین تاریخ قطع دریافت می کند. این روند بسته شدن پایان ماه را از مسیر خارج می کند. بنابراین، مهم است که تاریخ قطع فاکتور با فروشندگان مشخص باشد. هر فاکتوری که پس از تاریخ قطع فاکتور دریافت شود در چرخه AP بعدی پرداخت می شود. به طور مشابه، پرداخت ها می توانند به صورت دوره ای (مثلاً هفتگی) برنامه ریزی شوند تا از جهش پایان ماه در پرداخت ها جلوگیری شود.
شرکت‌هایی که مکان‌های متعددی دارند باید از پرداخت هزینه به تامین‌کنندگان و فروشندگان از هر مکان خودداری کنند، زیرا این امر باعث تاخیر غیرضروری فرآیند می‌شود. در عوض، پردازش و گزارش حساب‌های پرداختنی متمرکز باعث می‌شود تیم AP فرآیند را کارآمدتر مدیریت کند.
ساده سازی تطبیق حساب – هر ماه، بخش حسابداری موظف است ده ها یا احتمالاً صدها مورد تطبیق حساب را تکمیل کند. تطبیق حساب‌ها شاید زمان‌برترین بخش پایان ماه پایانی باشد و همچنین یک فعالیت بسیار مهم در حصول اطمینان از صحت مانده حساب‌های مورد استفاده برای صورت‌های مالی است. یک برنامه نرم افزاری قوی و یکپارچه تطبیق حساب به بخش حسابداری اجازه می دهد تا فرآیند را ساده کند، تطبیق ها را خودکار کند، خطاها را کاهش دهد و در زمان صرفه جویی کند. بسیاری از کسب و کارها نیز به صورت های کاغذی یا صورت های الکترونیکی پایان ماه متکی هستند. این می تواند تطبیق بانک ها را به تاخیر بیاندازد. درعوض، تطبیق هفتگی/دو هفته‌ای تراکنش‌های ارسال‌شده در طول دوره اکنون به راحتی امکان‌پذیر است، زیرا اکثر بانک‌ها تراکنش‌هایی را به راحتی برای دانلود در دسترس دارند.
یک جدول زمانی نزدیک ایجاد کنید- مهمتر از همه، اگر نیاز به بستن به موقع دارید، یک جدول زمانی دقیق برای بسته شدن ماه ایجاد کنید. جدول زمانی باید به عنوان یک نقشه راه عمل کند و انتظارات روشنی را برای همه اعضای بخش تعیین کند. فهرستی دقیق از تمام مراحل مهم مانند تطبیق حساب‌ها، تعدیل ورودی‌ها، گزارش‌های در حال اجرا، بررسی پیش‌نویس‌های مالی و غیره در فرآیند بسته شدن تکمیل خواهد شد. این مسئولیت بخش حسابداری است که پارامترهای عملکرد را اندازه گیری کند و بر این اساس جدول زمانی واقعی را تعیین کند که می توان به آن دست یافت.
یک رویکرد سیستماتیک یکپارچه و مبتنی بر فناوری به سمت بسته شدن پایان ماه که شامل همه سهامداران می‌شود، می‌تواند به کاهش قابل توجه زمان بسته شدن پایان ماه کمک کند. در دنیای امروز، هدف هر کسب و کاری باید این باشد که ماه قبل خود را حداکثر تا دهم ماه بعد تعطیل کند.
اگر علاقه مند به دانستن بیشتر در مورد اینکه چگونه برون سپاری می تواند به سازمان شما در فرآیند بسته شدن پایان ماه سریعتر و کارآمدتر کمک کند، لطفاً به ما ایمیل بزنید: [email protected] یا با ما تماس بگیرید 1-646-367-8976. ما همچنین می توانیم تجزیه و تحلیل هزینه-فایده سفارشی برای سازمان شما ارائه دهیم.