الزامات حسابداری املاک و مستغلات جوامع HOA می تواند پیچیده باشد. بودجه، اهداف مالی و انطباق با قوانین و مقررات ایالتی در مورد امور مالی HOA همه بر عهده هیئت مدیره است. با این حال، همه اعضای هیئت مدیره با دانش و تجربه حسابداری گسترده نیستند.
نگران نباشید. با رعایت این شیوه های حسابداری، می توانید مدیریت امور مالی HOA مشتری خود را ساده کنید. بگیریم نگاهی عمیق به حسابداری HOA و اینکه چگونه باید اجرا شوند.
بهترین روش ها برای حسابداری HOA
1. انجام ممیزی های منظم
حسابرسی بررسی جامع سوابق مالی یک سازمان است.
هدف از حسابرسی ارائه ارزیابی بی طرفانه به HOA از اثربخشی فرآیند گزارشگری مالی انجمن و اطمینان از یکپارچگی و کامل بودن صورت های مالی آن است.
حسابرسی صحت سوابق مالی HOA را تأیید می کند. در صورت وجود مغایرت، ممیزی می تواند به HOA در شناسایی و حل آنها قبل از تبدیل شدن به مشکلات مهم کمک کند.
2. قوانین و مقررات ایالتی و محلی را درک کنید
مدیریت امور مالی HOA مشتری مستلزم آگاهی از مقررات ایالتی و محلی قابل اجرا است. قوانین HOA یک جامعه ممکن است در چندین مکان تحت تأثیر مقررات محلی قرار گیرد.
به عنوان مثال، برخی از ایالت ها، ممیزی سالانه HOA را صرف نظر از اینکه هیئت مدیره یا اعضای HOA آنها را درخواست کنند، الزامی می کنند. علاوه بر این، اطلاعات مالی باید مطابق با قوانین برخی از ایالت ها به هیئت HOA ارائه شود.
برای ارائه بهترین خدمات حسابداری به مشتریان انجمن مالکان خانه خود، باید با قوانینی که برای جامعه خاص اعمال می شود آشنا باشید.
3. نظارت بر زمان واقعی تراکنش های مالی
با توجه به تعداد زیادی از افرادی که ممکن است به حساب های مالی HOA دسترسی داشته باشند، چنین سازمان هایی به طور اجتناب ناپذیری در برابر کلاهبرداری مالی آسیب پذیر هستند.
بنابراین یکی از وظایف اصلی مدیران HOA محافظت از مشتریان در برابر استثمار مالی است. برای دستیابی به این هدف، نظارت دقیق بر تراکنش های مالی مشتری به صورت لحظه ای ضروری است.
امروزه، چندین سیستم نرم افزار مدیریت HOA با کیفیت بالا، قابلیت همگام سازی داخلی را ارائه می دهند، بنابراین می توانید به راحتی یک تسویه حساب بانکی را برای همه مشتریان خود انجام دهید.
این امر نیاز به بررسی همزمان درگاه های بانکی آنلاین چندین موسسه مالی را از بین می برد. علاوه بر این، تراکنش ها ثبت می شوند و حساب ها فوراً به روز می شوند.
بنابراین، اکنون می توانید تمام معاملات مالی را در زمان واقعی نظارت کنید. اگر تراکنش مالی مشتری نشانههای قرمز را برانگیخت، میتوانید به او اطلاع دهید و اقداماتی را برای کاهش این وضعیت توصیه کنید.
4. حساب ها باید کاملاً شفاف و قابل فهم باشند
همیشه ترجیح داده می شود که در هنگام ایجاد نقشه حساب ها و حساب های مخارج انجمن تا حد امکان دقیق باشد.
به عنوان مثال، از ترکیب چندین حساب برای نظارت بر درآمد یا منابع خودداری کنید. برای سازماندهی کامل همه چیز با ایجاد زیربخش ها وقت بگذارید.
در حالی که ممکن است اکنون تلاش بیشتری به نظر برسد، این روش مستندسازی همه چیز در نهایت سودمند خواهد بود. هر چه HOA اطلاعات بیشتری به اعضای خود بدهد، معتبرتر به نظر می رسد.
5. ابزارهای الکترونیکی متعادل سازی کتاب را بپذیرید
حسابداری منظم برای حفظ HOA در وضعیت مالی خوب ضروری است. به عنوان یک عمل خوب حسابداری، باید به صورت دیجیتالی رسیدگی شود.
به جای متعادل کردن کتاب ها به صورت دستی، می توانید با انجام آن از طریق یک نرم افزار حسابداری HOA در زمان صرفه جویی کنید و فضا را برای خطاها کاهش دهید.
شما می توانید از نرم افزار حسابداری HOA برای تمام جنبه های سوابق مالی انجمن، از جمله دفتر کل، صندوق ذخیره و حساب های پرداختنی و دریافتنی استفاده کنید.
بسیاری از کارهای حسابداری توسط چنین سیستم هایی خودکار می شوند و شما یک به روز رسانی جامع و به روز در تمام حساب های مالی مشتری خود دریافت می کنید.
نتیجه گیری
دانستن و درک این اصول و رویه های مالی ضروری به شما کمک می کند تا بودجه جامعه خود را بهتر حفظ کنید و مسئولیت های امانتداری خود را انجام دهید.
به ویژه، هنگامی که به مالکان خانه و مدیریت منصفانه اطلاعات مالی مربوط می شود، باید اجازه دهید صداقت و مسئولیت پذیری تصمیمات شما را تعیین کند.
اعتبارنامه OHI
- OHI با بیش از 75 مشتری تجاری و مسکونی (HOA Management Cos., Condo Management Cos., Single-family, Multi-family) کار می کند.
- OHI به پنج تا از 50 شرکت برتر املاک و مستغلات در ایالات متحده خدمت می کند
- مدیریت حسابداری برای بیش از 400 HOA (از طریق مشتریان ما) و بیش از 100000 واحد در بین مشتریان
- 150+ تیم شامل حسابداران، MBA و حرفه ای ها
درباره خدمات حسابداری ما برای انجمن صاحبان خانه بیشتر بدانید – اینجا را مشاهده کنید