برون سپاری یک راه حل “یک اندازه مناسب برای همه” است که به نظر می رسد به طرح های کاهش هزینه در شرکت های بزرگ برای شرکت های کوچک کمک می کند. این 500 شرکت فورچون بود که برای اولین بار نشان داد که اگر سازمانها فعالیتهای حسابداری غیر اصلی را به ارائهدهنده خدمات برون سپاری حسابداری برون سپاری کنند، میتوانند بر خدمات مشتری تمرکز کنند. با مقرون به صرفه شدن ارتباطات و فناوری، برون سپاری حسابداری به امری عادی تبدیل شده است.
از آنجایی که بخش بزرگی از حسابداری را می توان برون سپاری کرد، در نظر گرفتن فرآیندهای اصلی حسابداری که نباید برون سپاری شوند، آسان تر است. این موارد عبارتند از:
- فرآیندهای تجاری که نیاز به تعامل نزدیک با مدیریت ارشد دارند (به عنوان مثال، بودجه ریزی)
- فرآیندهای تجاری که نیاز به تعامل نزدیک با مشتریان دارند (به عنوان مثال، پیگیری مجموعه ها). و
- فرآیندهای تجاری که نیاز به حضور در محل دارند (به عنوان مثال، حسابرسی موجودی)
جدا از این عملیات، شرکت ها می توانند بقیه حسابداری را به شرکت های برون سپاری واگذار کنند. در اینجا ذکر این نکته ضروری است که واگذاری باید به صورت مرحله ای انجام شود و ارائه دهنده خدمات باید پس از بررسی دقیق انتخاب شود. اگرچه سایر عملیات ها بخشی از حسابداری اصلی نیستند، اما همچنان به یک شرکت ارائه دهنده خدمات برون سپاری قابل اعتماد نیاز دارد.
مراحل انتخاب یک ارائه دهنده خدمات برون سپاری حسابداری عالی
بنابراین چگونه یک سازمان ارائه دهنده خدمات برون سپاری حسابداری ایده آل را انتخاب می کند؟ اینجا هستند پارامترهای کلیدی برای کمک به انتخاب شرکت های برون سپاری حسابداری:
رکورد اثبات شده مسیر
آیا شرکت حسابداری برون سپاری سوابق اثبات شده ای دارد که در یک دوره معقول طول بکشد؟
برای اطمینان از این امر، شرکت ها باید به سوابق شرکت، درست از زمان تاسیس شرکت نگاه کنند. ارائه دهندگان خدمات باتجربه تجربه بیشتری را به همراه دارند و احتمال خرابی کمتری دارند. برخی از ارائه دهندگان خدمات ممکن است سال ها تجربه لازم را نداشته باشند، اما اگر بتوانند مدیریت کیفیت را ارائه دهند، ارزش بررسی دارند. بنابراین، یک ارائهدهنده خدمات حسابداری باید بیش از سالهای حضور در کسبوکار مورد قضاوت قرار گیرد.
شاخص های کلیدی عملکرد به تصویب رسید
برای بررسی کارایی شرکت برون سپاری حسابداری، ابتدا باید شاخص های کلیدی عملکرد (KPI) را برای نظارت و اندازه گیری عملکرد آنها مشخص کنید. این KPI به محصول حسابداری که برون سپاری می شود بستگی دارد.
گردش کار و فرآیندهای با کیفیت
با توجه به اینکه کارکنان داخلی و خارجی درگیر خواهند بود، گردش کار باید بر این اساس اصلاح شود. علاوه بر این، کانال های ارتباطی بین این دو نیز باید ایجاد شود تا از انتقال یکپارچه از یک تیم به تیم دیگر اطمینان حاصل شود. اگر در طول مسیر چروک هایی وجود داشته باشد، ممکن است منجر به یک محصول نهایی شود که مطابق با انتظارات مشتری نباشد.
شایستگی تیم ارائه دهندگان خدمات
یکی از مهمترین عوامل شامل ارزیابی اینکه آیا ارائهدهنده خدمات برونسپاری شده کارکنان ماهری دارد که قادر به مدیریت و طراحی فرآیندهایی هستند که میتوانند به شما مزیت ناعادلانهای نسبت به رقبایتان بدهند یا خیر. شما فقط باید ارائه دهنده ای را استخدام کنید که بتواند بهترین خدمات برون سپاری حسابداری را به شما ارائه دهد.
اگر ارائهدهنده خدمات حسابداری برونسپاری کارشناسانی را در تیم خود داشته باشد که قادر به ارائه وظایف بیش از استانداردهای حسابداری مانند حسابداری هستند، احتمالاً ارزش آن برای پول بیشتر است. علاوه بر این، آنها نه تنها قادر به انجام مجموعه متنوعی از وظایف مانند تجزیه و تحلیل مالی هستند، بلکه می توانند با توجه به نیازهای شما، با گسترش شرکت شما، افزایش یابند.
امنیت داده ها
رسیدگی به حسابها میتواند تیم را در معرض اطلاعات حساس قرار دهد، که ممکن است مستلزم حفظ محرمانگی باشد. از این رو، ارائه دهندگان خدمات برون سپاری حسابداری باید قادر به اثبات ادعاهای خود مبنی بر فعالیت بر روی سیستم های فناوری اطلاعات امن باشند. آنها باید مدرکی ارائه دهند که نشان دهد می توانند حساب های شما را بدون هیچ گونه نشتی مدیریت کنند. همچنین می توانید از قرارداد استفاده کنید تا مطمئن شوید که اطلاعات خصوصی شرکت شما در دست آنها محفوظ است. مهم است که آنها با استانداردهای ISO 27001 مطابقت داشته باشند، زیرا دستورالعمل های سختگیرانه ای برای حفظ امنیت توسط ارائه دهنده خدمات ارائه می کند.
مزیت بودجه و هزینه
هنگام استفاده از خدمات یک ارائه دهنده خدمات حسابداری برون سپاری، بودجه شرکت شما نقش مهمی در این فرآیند تصمیم گیری ایفا می کند. درست است که استخدام یک شرکت برون سپاری هزینه کمتری برای شما خواهد داشت، اما قیمت آن از شرکتی به شرکت دیگر متفاوت است. ارائهدهنده خدماتی که خدمات خود را با قیمتهای بسیار پایین ارائه میکند، ممکن است لزوما بهترین گزینه نباشد. برعکس، شرکتی که تقاضاهای غیرمنطقی زیادی دارد، ممکن است نتواند به قول خود عمل کند. در برخی موارد، پرداخت کمی اضافی به جای خدمات اضافی می تواند مزیت هزینه را به شما بدهد.
از این رو، بهترین راه برای ارزیابی ارائهدهنده خدمات، بررسی کیفیت ارائهدهنده خدمات و مذاکره در مورد شرایط است تا زمانی که برای هر دو طرف مناسب باشد. علاوه بر این، ساختار قیمت گذاری باید به صورت دوره ای بازنگری شود.
تحویل به موقع کار
هر فرآیندی در دنیای حرفه ای یک ضرب الاجل دارد. و اگر بخشی از سیستم آن ضرب الاجل را از دست بدهد، کل سیستم می تواند تحت تأثیر قرار گیرد. بنابراین تنها راه برای جلوگیری از این اتفاق استفاده از مدیریت زمان به عنوان یک معیار هنگام انتخاب ارائه دهنده برون سپاری است.
ارائه دهنده خدمات برون سپاری حسابداری باید بتواند نتایج با کیفیت بالا را در مدت زمان معین تحویل دهد. ساده یا پیچیده بودن کار نباید تفاوتی ایجاد کند. بهترین راه برای انجام این کار این است که این نیاز را با خود ارائه دهنده در میان بگذارید. آنها بهتر می دانند که چه نوع نتیجه ای را دارند.
معیارهای زیادی وجود دارد که باید هنگام انتخاب شرکت برون سپاری خود در نظر داشته باشید. کار آسانی نخواهد بود، اما در نهایت، این همه کار سخت مطمئنا نتیجه خواهد داد. شما فقط یک بار این کار را انجام خواهید داد زیرا پس از آن شرکت برون سپاری مسئولیت فرآیندهای حسابداری غیر ضروری شما را بر عهده خواهد داشت. بنابراین، بهتر است اگر در این فرآیند انتخاب تلاش کنید تا بعداً از مزایای آن بهره مند شوید.
افکار نهایی
با توجه به نکات ذکر شده در بالا، شما قادر خواهید بود یک ارائه دهنده خدمات برون سپاری حسابداری را انتخاب کنید که مطابق با نیاز و بودجه شما باشد. با مراقبت از این عوامل، می توانید اطمینان حاصل کنید که شرکت شما تصمیم عاقلانه ای در انتخاب ارائه دهنده خدمات مناسب می گیرد که به شما کمک می کند حداکثر مزایا را استخراج کنید.
درباره
OHI یک ارائه دهنده خدمات تخصصی برون سپاری مالی و حسابداری با بیش از سیزده سال تجربه برون سپاری مالی و حسابداری است. ما دارای تخصص برون سپاری عملکردی قوی در فرآیندهای حسابداری نهایی هستیم که فعالیت های حسابداری روزانه، فرآیندهای نهایی سازی حساب های پایان ماه و پایان سال، بازپرداخت کارکنان، پردازش حقوق و دستمزد، گزارش مدیریت و تجزیه و تحلیل مالی را پوشش می دهد.
OHI به بیش از 300 مشتری در سراسر ایالات متحده آمریکا، بریتانیا و کانادا خدمات ارائه می دهد. از شما دعوت می کنیم تا از طریق ما برون سپاری مالی و حسابداری را تجربه کنید.