چالش ها و راه حل های حساب های پرداختنی مشترک

مبلغی که کسب و کار برای خرید اعتباری هر کالا یا خدمات بدهکار است، حساب های پرداختنی نامیده می شود. حساب‌های پرداختنی برای هر کسب‌وکاری حیاتی است و اشتباه در فرآیند حساب‌های پرداختنی می‌تواند زیان‌های زیادی را برای کسب‌وکار به همراه داشته باشد.

این نقش کلیدی در شکل دادن به جریان نقدی ایفا می کند، بنابراین نیاز به نظارت و مدیریت مداوم دارد. حفظ حساب‌های پرداختنی می‌تواند روابط تجاری با تامین‌کنندگان را مستحکم کند که می‌تواند به کسب‌وکار شما کمک زیادی کند و به همین دلیل، حفظ فرآیند حساب پرداختنی شرکت به درستی حیاتی می‌شود. با این حال، انجام این کار همیشه یکپارچه نیست زیرا می توانید در حین انجام این کار با چندین چالش روبرو شوید.

در اینجا رایج ترین ها هستند مسائل حساب های پرداختنی و نحوه حل آنها:

چالش های رایج حساب های پرداختنی

هنگام نگهداری حساب های پرداختنی می توانید با مشکلات متعددی روبرو شوید که در اینجا رایج ترین آنها وجود دارد:

نگهداری فاکتورهای تامین کننده

زمانی که کسب و کار شما با فروشندگان متعددی سروکار دارد، از دست دادن فاکتورها و سررسیدهای آن امری عادی است. در صورتی که رسید یا فاکتوری را گم کرده اید، می توانید به سادگی از تامین کننده بخواهید که دیگری را ارائه دهد. با این حال، راه حل تنها در صورتی مفید خواهد بود که متوجه برخی از فاکتورها شده باشید. از دست دادن فاکتورهای مهم نه تنها می تواند از روابط کاری شما جلوگیری کند، بلکه از قابلیت اطمینان شما نیز جلوگیری می کند.

ورود دستی داده ها

یک تراکنش کلی حساب های پرداختنی به شرح زیر است:

درج جزئیات معامله و فاکتور تامین کننده
گرفتن تاییدیه
در حال اتمام پرداخت

با این حال، گنجاندن ورود اطلاعات دستی می‌تواند منجر به خطاهای تراکنش، منجر به محاسبه اشتباه، پرداخت‌های نادرست و در نهایت منجر به نادرست بودن امور مالی شرکت شود.

مسائل مدیریت فروشنده

هیچ کسب و کاری نمی تواند با روابط بد فروشنده به طور مطلوب شکوفا شود، بنابراین تامین کنندگان را حیاتی می کند. در صورتی که شرکت شما به صورت دستی جزئیات تراکنش را مدیریت کند، در این صورت همگام بودن با فروشندگان برای رفع هرگونه اشتباه محاسباتی تراکنش سنگین است.

از دست رفته رسید خرید

حفظ رسیدهای خرید ضروری است زیرا به جلوگیری از هرگونه خرید تایید نشده یا سفارش یکسان کمک می کند. همچنین در ردیابی سفارشات کمک می کند. با این حال، کسب و کارها این روش را به دلیل پیچیدگی و وقت گیر بودن آن اتخاذ نمی کنند.

خطاهای پرداخت

هر فروشنده ای که با آن معامله می کنید اخلاقی نخواهد بود، بنابراین احتمال ارسال فاکتور تکراری نیز وجود دارد. این همچنین می تواند یک خطای قضاوت باشد، اما می تواند به شدت برای شما هزینه داشته باشد. اگر کسب و کار شما در چندین مکان اداره می شود، پیگیری پرداخت ها دشوارتر می شود.

ناکارآمد و وقت گیر

ساختار ناکارآمد کسب و کار و پردازش دستی داده ها می تواند به شدت مانع بهره وری شما شود. یک شرکت با مقیاس عملیاتی متوسط نیاز به داشتن 2-3 پرسنل برای مدیریت فرآیند حساب های پرداختنی دارد. اگر کل فرآیند به صورت دستی انجام شود، می تواند زمان قابل توجهی را صرف کند.

راه حل هایی برای مشکلات حساب های پرداختنی

در اینجا نحوه حل مشکلات رایج حساب های پرداختنی آمده است:

فرآیند حساب های پرداختنی را خودکار کنید

در حالی که به طور سنتی، این فرآیند به صورت دستی مدیریت می شود، جایگزینی آن با نرم افزار حسابداری می تواند بهره وری شما را چندین برابر افزایش دهد. نرم افزار حسابداری احتمال خطاهای ورود دستی را به طور کامل از بین می برد. همیشه فاکتورهای دیجیتال را ترجیح دهید زیرا می توانید مستقیماً آنها را به نرم افزار حسابداری وارد کنید. اکثر نرم افزارها یادآور پرداخت هستند، بنابراین خطر تاخیر در پرداخت را از بین می برند.

پیگیری سفارشات خرید

یک نرم افزار حسابداری به طور موثر سفارشات خرید را ردیابی می کند و آنها را با فاکتورهای فروشنده مطابقت می دهد. در صورت امکان، ایجاد سفارش خرید برای هر تراکنش خرید را اجباری کنید. این می تواند به شما کمک کند فاکتورها و سفارشات فروشنده را بررسی کنید.

مدیریت فروشنده

همیشه قابلیت اطمینان و اطمینان فروشندگان را بررسی کنید

فرآیند تایید پرداخت آنها یک پورتال فروشنده به شما کمک می کند تا به روشی بهتر با فروشندگان ارتباط برقرار کنید. جزئیاتی مانند یادداشت های تراکنش، ورودی های خرید و جزئیات فروشنده را می توان در پورتال ذخیره کرد، بنابراین روابط فروشنده را به طور موثر مدیریت کرد.

ورودی های دیجیتال را حفظ کنید و یک گردش کار کارآمد طراحی کنید

یک چارچوب با عملکرد روان تراکنش های شما را سرعت می بخشد و همچنین کارایی را افزایش می دهد. در کنار یک گردش کار یکپارچه، باید ورودی های دیجیتالی تراکنش ها را نیز برای حداکثر دقت حفظ کنید. یک گردش کار متناسب با کارهایتان آماده کنید و بهره وری شما را افزایش دهد.

فرآیند حساب‌های پرداختنی اهمیت زیادی در شکل‌گیری جریان نقدی یک کسب‌وکار دارد، بنابراین تجزیه و تحلیل کامل آن ضروری است. در صورتی که شرکت شما منابع انسانی را برای انجام این فرآیند اختصاص داده باشد، می تواند کارایی شما را کاهش دهد. سرمایه گذاری در نرم افزار حسابداری با عملکرد سریع نه تنها می تواند بهره وری شما را افزایش دهد، بلکه روابط فروشنده شما را هموارتر می کند.

درباره

OHI یک شرکت خدمات املاک و مستغلات سیزده ساله است که با بیش از 50 توسعه دهنده املاک تجاری و مسکونی، صندوق ها و شرکت های مدیریت املاک در سراسر ایالات متحده کار می کند. تخصص عمیق ما در حسابداری املاک و مستغلات، تجزیه و تحلیل مالی، مدیریت اجاره و مدیریت دارایی به مشتریان کمک کرده است تا هزینه های مرتبط را 40-50٪ کاهش دهند. ما در حال حاضر این خدمات را به مجموعه ای از 75000 واحد در سراسر مشتریان ارائه می دهیم.

از شما دعوت می کنیم تا از طریق ما برون سپاری مالی و حسابداری را تجربه کنید. برای تهیه کتابچه راهنمای فرآیند حساب های پرداختنی سفارشی شده با ما تماس بگیرید که برای نیازها و نیازهای تجاری شما مناسب است.