حساب های دریافتنی جریان درآمد آتی شرکت هستند. در حالی که بسیاری از شرکتهای برونسپاری حسابهای دریافتنی وجود دارند، نظم دادن به حسابهای دریافتنی هنوز یک ضرورت استراتژیک است.
اینجاست که اتوماسیون در حسابهای دریافتنی وارد میشود. اتوماسیون به شما کمک میکند کارایی را بهبود ببخشید، کسبوکار خود را مقیاسبندی کنید، و از صورتحسابهای به موقع اطمینان حاصل کنید – در نهایت شما را رقابتیتر میکند و جریان نقدی بیشتری ایجاد میکند.
چالشهای رایجی که کسبوکارها با مدیریت حسابهای دریافتنی مواجه هستند
خدمات حساب های دریافتنی بخش قابل توجهی از جریان نقدی یک کسب و کار است، اما مدیریت آن ممکن است دشوار باشد. چالشهای زیادی وجود دارد که شرکتها با حسابهای دریافتنی مواجه هستند، از جمله:
- فاکتورهای عقب افتاده که منجر به هزینه های بالای خدمات می شود
- مقادیر زیادی از فاکتورهای سررسید گذشته که باید جمع آوری شود
- تجربیات منفی مشتری
- ناتوانی در رشد کسب و کار به دلیل عدم پرداخت به موقع مشتریان
- نرخ جمع آوری پایین مانع از فرصت های رشد می شود
- خطاهای ورود اطلاعات فاکتور می تواند منجر به دوباره کاری پرهزینه و از دست رفتن درآمد شود
تأثیر فاکتورهای معوق بر جریان نقدی و عملیات تجاری
تأثیر فاکتورهای معوق بر بهینه سازی جریان نقدی می تواند قابل توجه باشد، به خصوص اگر چرخه فروش شما طولانی باشد و پایگاه مشتری شما گسترده باشد.
در برخی موارد، ممکن است 60 روز یا بیشتر طول بکشد تا مشتریان صورتحسابهای خود را پرداخت کنند – که میتواند برای صاحب کسبوکار کوچکی که اکنون به پول نیاز دارد تا به کارمندان و فروشندگان پرداخت کند و هزینههای دیگری را که باید ظرف 30 روز پرداخت شود، فاجعهبار باشد.
هر چه مدت زمان یک فاکتور بیشتر باشد، احتمال غیرقابل وصول آن بیشتر می شود. این به این معنی است که کسب و کار شما باید آن پول را به عنوان زیان رد کند، که به طور قابل توجهی بر قیمت نهایی تأثیر می گذارد. کاهش تأثیر فاکتورهای عقب افتاده ضروری است – به خصوص اگر قبلاً برای کالاها یا خدماتی که تا پس از پرداخت فاکتور بازپرداخت نمی شوند، پرداخت کرده اید.
برای مثال، فرض کنید 100 صورت حساب معوق دارید که 15 روز عقب افتاده است. این بدان معناست که شما 100000 دلار در حساب واقعیت افزوده خود دارید. اگر کسب و کار شما فقط 50000 دلار فروش ماهانه دارد، نسبت واقعیت افزوده به فروش شما 2:1 است – برای راحتی بسیار بالا!
چگونه اتوماسیون می تواند به بهبود فرآیند حساب های دریافتنی کمک کند
نقش اتوماسیون در فرآیند حساب های دریافتنی با کاهش خطاها، افزایش کارایی و اطمینان از گزارش دقیق کمک می کند. در اینجا به این صورت است:
1. کاهش خطاها
سیستم های خودکار خطاهای دستی را کاهش می دهند زیرا هیچ فرآیند دستی در مراحل پردازش درگیر نمی شود. این خطاها ممکن است شامل صورتحساب نادرست و پرداخت به فروشندگان یا مشتریان اشتباه باشد.
با اتوماسیون، فضای کمتری برای خطای انسانی وجود دارد که به کاهش هزینه های سربار مرتبط با رسیدگی به این اشتباهات به صورت دستی کمک می کند.
2. افزایش کارایی
سیستمهای خودکار اغلب در انجام کارها نسبت به انسانها کارآمدتر هستند، زیرا مانند انسانها خسته نمیشوند یا مرتکب اشتباه نمیشوند (که در بالا به آن پرداختیم). به عنوان مثال، هنگامی که شما یک سیستم خودکار برای تولید صورتحساب دارید، به کارمندان کمتری برای تکمیل این کار نیاز خواهید داشت.
3. ایجاد فاکتور
ایجاد فاکتور به صورت دستی زمان بر و مستعد خطا است. فاکتورها اغلب دادههای مهمی مانند اطلاعات تماس با مشتری یا صورتحساب را از دست میدهند، که میتواند پرداخت را به تاخیر بیندازد.
راهحلهای اتوماسیون میتوانند دادهها را مستقیماً از سیستمهای دیگر – مانند ERP یا CRM – بیرون بکشند و ورودی دستی را حذف کنند و اطمینان حاصل کنند که تمام اطلاعات مرتبط در هر فاکتور گنجانده شده است.
انواع مختلف ابزارها و فن آوری های اتوماسیون برای مدیریت حساب های دریافتنی
اتوماسیون حساب های دریافتنی ابزار قدرتمندی برای بهینه سازی جریان نقدی کسب و کار شما است. این می تواند به شما کمک کند مجموعه فاکتورهای سررسید گذشته را مدیریت کنید و روزهای فروش معوق را کاهش دهید و در عین حال زمان را برای تمرکز تیم خود بر روی سایر وظایف ضروری آزاد کنید.
انواع مختلفی از ابزارها و فناوریهای اتوماسیون برای مدیریت حسابهای دریافتنی وجود دارد، از جمله:
1. یادآوری خودکار فاکتور
میتوانید یادآورهای خودکار را برای مشتریانی که فاکتورهای خود را در مهلت مقرر پرداخت نکردهاند تنظیم کنید. این را می توان از طریق یک دنباله ایمیل یا پیامک انجام داد.
2. یکپارچه سازی بدون درز با نرم افزار حسابداری
ادغام نرم افزار مدیریت دریافتنی های خود با نرم افزار حسابداری ردیابی و نظارت بر فعالیت حساب های پرداختنی شما را آسان تر می کند.
3. یکپارچه سازی با نرم افزار حقوق و دستمزد
فرض کنید از نرم افزار حقوق و دستمزد برای صدور چک کارکنان استفاده می کنید. در این صورت، میتوانید ابزار اتوماسیون حسابهای دریافتنی خود را با آن یکپارچه کنید تا پرداختها بهمحض صدور بهطور خودکار از چک حقوق هر کارمند کسر شود.
4. تبادل الکترونیکی داده ها (EDI)
فناوری EDI به شرکتها اجازه میدهد اسناد الکترونیکی مانند فاکتورها را مستقیماً از سیستم ERP خود به یک سیستم فروشنده خارجی بدون چاپ دستی، اسکن یا فکس ارسال کنند.
5. نرم افزار صورتحساب خودکار
این ابزار اتوماسیون به شما امکان می دهد فاکتورها را ایجاد کنید، آنها را مستقیماً از طریق ایمیل یا پیام های متنی برای مشتریان ارسال کنید و پرداخت ها را از طریق یک پورتال آنلاین یا برنامه تلفن همراه پیگیری کنید.
بهترین روشها برای استفاده از اتوماسیون برای بهینهسازی جریان نقدی و کاهش فروش روزانه (DSO)
نقش اتوماسیون در حساب های دریافتنی چند وجهی است. در یک دنیای عالی، شما اعتبار عالی خواهید داشت و تمام فاکتورهای شما به موقع پرداخت می شود.
اتوماسیون در حساب های دریافتنی یک عامل حیاتی در کاهش DSO است، معیاری ضروری برای اندازه گیری مدت زمان لازم برای جمع آوری صورتحساب های سررسید گذشته. بهترین روش ها برای استفاده از اتوماسیون برای بهینه سازی جریان نقدی و کاهش DSO عبارتند از:
- از ابزارهای تجسم داده مانند داشبورد برای نظارت و شناسایی روندها استفاده کنید
- دسترسی بیشتر به سبد حساب های دریافتنی خود داشته باشید
- فرآیندهای مدیریت فاکتور را خودکار کنید
- با اطلاعات بیدرنگ درباره دادههای AR خود تصمیمهای بهتری بگیرید
- به فاکتورهایی که به موقع پرداخت نشده اند، هزینه تأخیر پرداخت اضافه کنید
- یادآوریها و اعلانهای بعدی را با قوانین هوشمند بهطور خودکار انجام دهید
چگونه اتوماسیون به ایفای نقش حیاتی در حساب های دریافتنی ادامه خواهد داد
آینده متعلق به سازمان هایی است که فرآیندهای تجاری خود را از طریق اتوماسیون و نوآوری بهبود می بخشند. تکامل فناوری به کار سریع کاغذبازی ادامه خواهد داد، چه فاکتور یا چک برای پرداخت.
هنگام مدیریت حساب های دریافتنی، چیزی به نام داده های زیادی وجود ندارد.
سازمان شما میتواند از طریق ابزارهای خودکاری که بینشهای بیدرنگ درباره وضعیت صورتحساب، فعالیت جمعآوریها، و سابقه پرداخت مشتری ارائه میدهد، از دید بیشتر در بخش دریافتنیهای شما بهره مند شود.
این امر به ویژه در مورد شرکت هایی با حضور گسترده جهانی یا تراکنش های ماهانه زیاد صادق است.
در اینجا چند روش وجود دارد که اتوماسیون حساب های دریافتنی را در آینده تغییر می دهد:
- یکپارچه سازی CRM بهبود یافته است
- بهبود پیش بینی و بودجه بندی
- خدمات بهتر به مشتریان
- قیمت رقابتی تر
- افزایش جریان نقدی
خوراکی های کلیدی
فراوانی راه حل های موجود، که بیشتر آنها مبتنی بر SaaS و مقرون به صرفه هستند، همراه با این واقعیت که دلیلی برای ترس از اتوماسیون وجود ندارد، بررسی خودکار حساب های دریافتنی را برای مشاغل اجتناب ناپذیر می کند.
از آنجایی که شرکتها عمیقتر در بهینهسازی فرآیندهای کسبوکار خود و تلاش برای پایداری بلندمدت در عملیات حسابداری خود میکوشند، در نهایت مجبور میشوند این اسکریپت را بهطور دورهای برای رفع نیازهای پیچیدهتر بازبینی کنند.
اگر از این توصیه پیروی کنید و یک استراتژی یکپارچه سازی واقع بینانه و مبتنی بر داده ایجاد کنید، سازمان شما باید برای مدیریت چشم انداز پیچیده حساب های دریافتنی مجهزتر باشد.
درباره ما
OHI یک ارائه دهنده خدمات تخصصی برون سپاری مالی و حسابداری با بیش از شانزده سال تجربه برون سپاری مالی و حسابداری است. ما دارای تخصص برون سپاری عملکردی قوی در فرآیندهای حسابداری نهایی هستیم که فعالیت های حسابداری روزانه، تطبیق ها، فرآیندهای نهایی سازی حساب های پایان ماه و پایان سال، بازپرداخت کارکنان، پردازش حقوق و دستمزد، گزارش مدیریت و تجزیه و تحلیل مالی را پوشش می دهد.
OHI به بیش از 300 مشتری در سراسر ایالات متحده آمریکا، بریتانیا و کانادا خدمات ارائه می دهد. از شما دعوت می کنیم تا از طریق ما برون سپاری مالی و حسابداری را تجربه کنید.
درباره خدمات برون سپاری حسابداری ما بیشتر بیاموزید – با ما تماس بگیرید