تطبیق حساب بانکی کسب و کار شما به این معنی است که سوابق مالی داخلی خود را با سوابقی که توسط بانک به شما ارائه شده است مقایسه می کنید.
یک تطبیق ماهانه بانکی شما را قادر می سازد تا هرگونه تراکنش مشکوکی را که به طور بالقوه می تواند تقلب یا اشتباه حسابداری باشد شناسایی کنید و این عمل همچنین به شما کمک می کند تا ناکارآمدی ها را شناسایی کنید.
تطبیق بانک – نحوه عملکرد
برای تطبیق حساب های بانکی خود، سوابق داخلی تراکنش ها و موجودی های خود را با صورت حساب بانکی ماهانه خود مقایسه کنید.
هر تراکنش را با دقت تأیید کنید، اطمینان حاصل کنید که مبالغ کاملاً مطابقت دارند، و هر گونه تفاوتی که نیاز به بررسی بیشتر دارد را مشخص کنید.
همچنین باید مطمئن شوید که صورتحسابهای بانکی شما موجودی حساب پایانی را نشان میدهد که با سوابق داخلی شما مطابقت دارد. در صورت عدم تطابق مبالغ، شما موظف به دریافت توضیحی برای اشکال هستید.
این نقش تطبیق بانکی فرآیند به موارد زیر نیاز دارد –
- هر مبلغ چک در صورتحساب بانکی شما باید با مبلغ چک در حساب نقدی دفتر کل شرکت مقایسه شود. هرگونه تراکنش مشکوک، مانند چک های معوق یا خطاهای شرکت، بخشی از اصلاحات فهرست شده در تسویه حساب بانکی خواهد بود.
- هر سپرده در صورتحساب بانکی باید با رسیدهای ثبت شده در حساب نقدی شرکت مقایسه شود. هر گونه تفاوت، مانند سپرده در ترانزیت و/یا اشتباه، بخشی از تعدیلات ذکر شده در تسویه بانک خواهد بود.
- موارد دیگر در صورتحساب بانکی باید با سایر موارد موجود در حساب نقدی شرکت مقایسه شود. هر گونه نقصی مانند کارمزد بانکی، چک های برگشتی به دلیل کمبود وجوه، وصول های انجام شده توسط بانک و موارد دیگر، بخشی از تعدیلات ذکر شده در تسویه بانک می شود.
کل مدل عملیات می تواند به همان اندازه رسمی یا غیر رسمی باشد که شما ترجیح می دهید. برخی از کسب و کارها یک صورت حساب تطبیق بانکی را برای مستندسازی تطبیق منظم حساب های خود تهیه می کنند.
اگر نمی توانید این فرآیند را به صورت ماهانه تکمیل کنید، می توانید آن را به صورت روزانه، سه ماهه یا برای هر بازه دیگری بنا به راحتی خود انجام دهید.
منابع برای جمع آوری اطلاعات
سیستم حسابداری شما باید شامل تمام داده های تراکنش داخلی مورد نیاز شما باشد، در غیر این صورت می توانید انتخاب کنید که سوابق خود را در یک ثبت چک نگهداری کنید، که می تواند الکترونیکی یا کاغذی باشد.
بانک شما میتواند به حساب شما دسترسی آنلاین داشته باشد و به شما امکان میدهد تراکنشها را به طور منظم برای کنار هم قرار دادن دقیق مشاهده و دانلود کنید.
برخی از برنامههای حسابداری آنلاین تصمیم میگیرند تا فرآیند را تا حدی خودکار کنند، اما همچنان باید بر فرآیند نظارت داشته باشید.
اگر متعادل کردن دسته چک چیزی است که با آن آشنا هستید، پس از قبل با تسویه حساب بانکی آشنا هستید. در درجه اول همان کار را به دلایل مشابه انجام می دهد.
اگر عدم تطابق وجود داشته باشد چه؟
کاملاً طبیعی است که شاهد تفاوتهای جزئی که به دلیل زمانبندی ظاهر شدهاند، وجود داشته باشد، که ممکن است شامل مواردی باشد که هنوز توسط بانک تسویه نشدهاند، اما شما باید بتوانید به راحتی این تفاوتها را توجیه کنید.
به عنوان مثال – ممکن است یک چک برای یک فروشنده بنویسید و موجودی حساب خود را در سیستم های داخلی بنا به صلاحدید خود کاهش دهید، اما بانک شما تا زمانی که چک از حساب شما کسر نشود، به نمایش موجودی بالاتر ادامه می دهد.
به این گونه چک ها می گویند چک های معوق.
پرداخت الکترونیکی خودکار میتواند حساب شما را یک روز قبل یا بعد از پایان ماه پاک کند، و میتوانستید پیشبینی کنید که این تغییر در ماه دیگری مشاهده شود.
وقتی می توانید به راحتی اختلافات را حساب کنید، دلیلی برای نگرانی وجود ندارد. اگر زمان بیشتری برای شناسایی و تطبیق اختلافات صرف شود، ممکن است مسائل بزرگتری وجود داشته باشد که باید مورد توجه قرار گیرد.
اهمیت آشتی دادن
بررسی منظم حسابهایتان میتواند به شما کمک کند تا مشکلات را قبل از اینکه از کنترل خارج شوند شناسایی کنید.
حسابهای بانکی تجاری تحت قوانین فدرال نسبت به حسابهای مصرفکننده از حمایت کمتری برخوردار هستند، و این امر به ویژه برای کسبوکارها ضروری است که مشکلات را به سرعت از بین ببرند.
همیشه نمیتوانید روی بانک برای پوشش کلاهبرداری یا اشتباهاتی که در حسابتان اتفاق میافتد حساب کنید.
کلاهبرداری را در زمان پیدا کنید
هنگام تطبیق تراکنشهای حساب بانکیتان، احتیاط نسبت به علائم اولیه کلاهبرداری باید اولویت شما باشد.
چند نکته وجود دارد که باید در نظر بگیرید:
- آیا ممکن است چک های قانونی صادر شده توسط شما تکرار یا تغییر شده باشد که منجر به برداشت بیشتر وجوه از حساب جاری شما شده است؟
- آیا چکی بدون مجوز صادر شده است؟
- آیا انتقال غیرمجاز به خارج از حساب انجام شده است یا کسی برداشت غیرمجاز وجه نقد انجام داده است؟
- آیا حساب شما هیچ سپرده گمشده ای دارد؟
رفع مشکلات اداری
تطبیق حساب خود می تواند به شما کمک کند تا مشکلات اداری داخلی را که نیاز به رسیدگی مناسب دارند پیدا کنید.
برای مثال، ممکن است لازم باشد نحوه برخورد با جریان نقدی و حساب های دریافتنی را مجدداً محاسبه کنید، یا شاید سیستم ثبت سوابق یا فرآیندهای حسابداری مورد استفاده شما را تغییر دهید.
فرآیندهای مناسب برای مدیریت تراکنش های بانکی شما به نتایجی مانند:
- پیگیری کل پول نقدی که در حساب های خود دارید
- دوری از چک های برگشتی یا عدم صلاحیت در پرداخت الکترونیکی به شرکا یا تامین کنندگان
- اجتناب از کارمزد بانکی پرداخت شده برای وجوه ناکافی یا استفاده از اعتبار هنگفت در مواقعی که به آن نیاز ندارید
- پرس و جو در مورد اینکه آیا پرداخت های مشتری شکست خورده است یا برگشته است یا خیر، و درک اینکه آیا اقدامی لازم است یا خیر
- ردیابی تمام چک های معوق خود و پیگیری با گیرندگان پرداخت
- اطمینان حاصل کنید که هر تراکنش در سیستم حسابداری شما ثبت می شود
شناسایی هرگونه خطای بانکی
برای درک نحوه مدیریت موثر حساب های بانکی خود با گسترش کسب و کار خود، با بخش مدیریت خزانه داری بانک یا اتحادیه اعتباری خود صحبت کنید.
شناسایی بهترین زمان برای آشتی
توصیه می شود حداقل یک بار در ماه حساب های بانکی خود را بررسی کنید.
برای مشاغل با حجم بالا یا سناریوهایی که خطر کلاهبرداری بالاتری دارند، بهتر است تراکنش های بانکی خود را بیشتر از ماهانه تطبیق دهید. برخی از شرکت ها هر روز حساب های بانکی خود را تطبیق می دهند.
همچنین می توانید به حساب های بانکی خود محافظت اضافه کنید و بانک شما می تواند ایده های مفیدی را وارد کند.
به عنوان مثال، بسیاری از بانکها راهحلی به نام پرداخت مثبت ارائه میدهند که تا زمانی که دستورالعملهایی برای تضمین پرداختهای فردی از قبل ارائه نکنید، از اعتبارسنجی پرداختهای خارج از حساب بانک شما جلوگیری میکند.
کلمات پایانی
تسویه حساب بانکی بسیار مهم است زیرا حساب های شما را ایمن نگه می دارد و به شما کمک می کند تا هرگونه فعالیت مشکوکی را که در غیر این صورت ممکن است مورد توجه قرار نگیرد، بررسی کنید.
بانک شما می تواند گزینه های امنیتی مختلفی را در اختیار شما قرار دهد تا از حساب شما در برابر تقلب و اشتباه محافظت کند.
فرآیند تسویه حساب بانکی همچنین میتواند به شما کمک کند از آخرین تراکنشها و هر مبلغ معوقهای که باید به مشتریان یا قبوض اعتباری پرداخت شود، بهروز باشید. در صورت وقوع اشتباه یا کلاهبرداری با حساب بانکی شما به دلیل عدم تطبیق به موقع حساب های خود، لزوماً نمی توانید برای مطالبه وجوه از دست رفته خود به بانک مراجعه کنید.
بنابراین، توصیه می شود با تطبیق حساب های خود پس از بازه های زمانی مشخص، از اشتباهات و تقلب جلوگیری کنید.
درباره
OHI یک ارائه دهنده خدمات تخصصی برون سپاری مالی و حسابداری با بیش از پانزده سال تجربه برون سپاری مالی و حسابداری است. ما دارای تخصص برون سپاری عملکردی قوی در فرآیندهای حسابداری نهایی که فعالیت های حسابداری روزانه، تطبیق ها، فرآیندهای نهایی سازی حساب های پایان ماه و پایان سال، بازپرداخت کارکنان، پردازش حقوق و دستمزد، گزارش مدیریت و تجزیه و تحلیل مالی را پوشش می دهد.
OHI به بیش از 300 مشتری در سراسر ایالات متحده آمریکا، بریتانیا و کانادا خدمات ارائه می دهد. از شما دعوت می کنیم تا از طریق ما برون سپاری مالی و حسابداری را تجربه کنید.