برون سپاری به طور پیوسته به جریان اصلی تبدیل شده است حتی در شرکت های متوسط در طول پنج سال گذشته که به دلیل مطالعات موردی موفق در سازمان های بزرگ، آگاهی بیشتر، انفجار محاسبات ابری و کاهش هزینه های ارتباطات هدایت می شود. هدف این مقاله این است که یک راهنمای شروع سریع جامع برای هر شرکتی باشد که به برون سپاری امور مالی و حسابداری می پردازد. شما با مزایای برون سپاری و همچنین نحوه برون سپاری خدمات حسابداری آشنا خواهید شد.
مزایای کلیدی برون سپاری
صرفه جویی در هزینه: برون سپاری در مقایسه با اشتغال داخلی به کاهش 40 تا 60 درصدی هزینه کمک می کند. در حالت ایده آل یک حسابدار جوان با 3-4 سال تجربه با 1300 تا 1400 دلار در ماه در دسترس است.
رشد بدون سربار: بر اساس نیاز خود مقیاس را کم و زیاد کنید. میتوانید به راحتی از ارائهدهنده خدمات حسابداری برونسپاری خود بخواهید که با مدیریت منابع سروکار داشته باشد و نیازهای پرسنل را مطابق با الگوهای تقاضا، مانند کاهشهای خارج از فصل و اوجترین فصلها تنظیم کنید.
تمرکز بر تجارت اصلی: هنگامی که بار حسابداری و سایر مسئولیتهای پشتیبان به فروشندگان خارجی منتقل میشود، مدیریت میتواند بر فعالیتهای تجاری اصلی تمرکز کند و به رشد کسبوکار کمک کند. این همچنین به پرسنل کلیدی مالی و حسابداری مانند کنترلکنندگان مالی و مدیران مالی امکان میدهد تا بر استراتژیهای مالی، فعالیتهای افزایش سرمایه، هدایت عملکرد عملیاتی و روابط با سرمایهگذار تمرکز کنند.
تخصص: فروشندگان برون سپاری برای انجام فعالیت های حسابداری شما به کارکنان ماهر با سطوح مختلف تجربه حسابداری دسترسی دارند. این امر به ویژه برای شرکت های املاک و مستغلات که در مناطق جغرافیایی با دسترسی کم به استعدادهای حسابداری با کیفیت فعالیت می کنند بسیار مهم است.
فرآیندهای خوب: اغلب شرکتهای متوسط بازار فرآیند ضعیف و/یا مستندات فرآیندی محدودی دارند. این باعث ایجاد ناکارآمدی، کار مجدد و همچنین افزایش منحنی یادگیری برای افراد جدید می شود. برای مثال، یک فرآیند حسابهای پرداختنی ناکارآمد یا غایب منجر به پردازش دلخواه صورتحسابها میشود که از صورتحسابها به صورت محلی در دفاتر/سایتهای منطقهای ایجاد میشود.
نکاتی برای انتخاب ارائه دهنده خدمات مناسب
هنگامی که تصمیم گرفتید وظایف حسابداری شرکت خود را برون سپاری کنید، گام بعدی انتخاب ارائه دهنده خدمات مناسب خواهد بود.
چند نکته برای انتخاب ارائه دهنده خدمات برون سپاری حسابداری مناسب:
- نام فروشنده را از طریق جستجوی Google/Yahoo/Bing جستجو کنید. نتایج تعدادی فروشنده با قابلیت های بسیار متفاوت را نشان می دهد. یک لیست اولیه از 12-15 نام تهیه کنید
- وب سایت ارائه دهنده خدمات را برای کیفیت و توضیح واضح خدمات و قابلیت ها مطالعه کنید. مشخصات مشتریان، مطالعات موردی و توصیفات مشتری آنها را مطالعه کنید
- در مورد 8 نام از لیست برای سؤال بیشتر فهرست کوتاه کنید. سوالاتی که می توان پرسید
ارائه دهنده خدمات چه مدت در تجارت بوده است؟
موفقیت یک تصمیم و معامله حسابداری برون سپاری مستلزم تلاش و زمان است. بنابراین اطمینان حاصل کنید که ارائه دهنده خدمات حداقل پنج سال در تجارت است. با سالها تجربه بیشتر، آنها قادر خواهند بود کارهای حسابداری برون سپاری بهتری تولید کنند. قابلیت اطمینان عملیات مهم است. حتی اگر شرکت جدید است، اعتبار تیم مدیریت ارشد و حمایت سرمایه گذاران از کسب و کار را بررسی کنید و سپس تصمیم بگیرید. همچنین خوب است در مورد نمایه های مشتری ارائه دهنده بیشتر بدانید. این شامل اندازه متوسط مشتری (درآمدهای سالانه و تعداد کارمندان)، مکانها، صنعت و فرآیندهای برونسپاری میشود.
جریان کار در یک سناریوی برون سپاری چگونه مدیریت می شود؟
گردش کار به عنوان مراحل مورد نیاز بین دریافت اسناد منبع یا ورودی و دستورالعمل ها توسط کارکنان برون سپاری شده از کارکنان شما تا زمانی که کارکنان برون سپاری خروجی نهایی را به شما تحویل می دهند، تعریف می شود. همچنین جریان ارتباط بین هر دو طرف را پوشش خواهد داد. در برون سپاری، ایجاد یک جریان کاری صحیح و موثر، یک ملاحظات مهم است.
چه اقداماتی برای نظارت بر عملکرد فرآیند استفاده خواهد شد؟
برای پیگیری عملکرد ارائهدهنده خدمات در کار، KPI (شاخصهای کلیدی عملکرد) یا پارامترها را تعیین کنید. در یک فرآیند حسابداری، KPI به فرآیندی که برون سپاری می شود بستگی دارد. بنابراین اگر فقط پردازش حسابهای پرداختنی را شامل میشود، پارامترها میتوانند حجم پردازش، زمان چرخش و نرخ خطا باشند. در صورت تطبیق بانکی آن، پارامترها دقت و زمان برای پاکسازی تراکنش های ناسازگار خواهد بود.
مراحل انتقال فرآیند از مکان شما به مکان برون سپاری شده چیست؟
موفقیت یا شکست فرآیند بستگی به انتقال فرآیند – انتقال رویه ها، شیوه ها و وظایف از محل شما به محل ارائه دهندگان دارد. یک انتقال فرآیند به خوبی برنامه ریزی شده و اجرا شده، دردسرهای مربوط به انتقال را به حداقل می رساند. باید شامل شود
مرحله مهاجرت شامل جزئیات فرآیندهای موجود، ایجاد خطوط زمانی و تدوین یک روش عملیاتی استاندارد است. برای یک فرآیند ساده حسابداری کسب و کار کوچک، مهاجرت بسیار ساده تر خواهد بود و در درجه اول بر تنظیم دستورالعمل ها برای انتقال داده ها، فرمت های گزارش ماهانه و برقراری ارتباط متمرکز خواهد بود.
امنیت داده ها
اقدامات امنیتی داده های اتخاذ شده توسط ارائه دهنده خدمات را در پایان بررسی کنید و مطمئن شوید که داده های شما ایمن نگه داشته می شوند. اگر امنیت در کنار آن تضمین نشود، برون سپاری فرآیند حسابداری فایده ای ندارد. اصرار فروشنده برای امضای قرارداد عدم افشای اطلاعات که در صورت شکستن آن طبق قانون مجازات می شود.
مجموع هزینه برون سپاری (به غیر از نرخ شارژ ارائه دهنده خدمات) چقدر خواهد بود؟
زمانی که تصمیم به برون سپاری می کنید، کل هزینه های مرتبط را درک کنید. علاوه بر پرداخت هزینه به ارائهدهنده خدمات، باید هزینه و زمان صرف شده توسط کارکنان را برای مدیریت فرآیند برونسپاری تعیین کنید. اضافه کردن هزینه های IT، مجوز از راه دور و هر هزینه دیگری که به دلیل فرآیند برون سپاری ایجاد می شود. همچنین از هرگونه هزینه های پنهان و ساختار قیمت گذاری غیر شفاف اطمینان حاصل کنید.
در مورد ساختار قیمت گذاری مناسب تصمیم بگیرید
اکثر ارائه دهندگان خدمات ساختارهای قیمت گذاری متعددی برای پاسخگویی به نیاز مشتری دارند. نرخ ساعتی، قیمت گذاری بر اساس تراکنش، بسته ثابت یا هزینه حسابدار اختصاصی. اگرچه قیمت گذاری مبتنی بر تراکنش مناسب ترین به نظر می رسد، اما نظارت بر آن ممکن است ساختار قیمت گذاری دشواری باشد. همچنین ممکن است تعیین اینکه چه چیزی یک تراکنش را در صورت تسویه بانکی تشکیل می دهد، دشوار باشد. اگر حجم کار ثابت باشد، پس گرفتن یک بسته هزینه ثابت یا یک گزینه اختصاصی به خوبی کار می کند. اگر تنوع زیاد یا تکالیف کوتاه مدت وجود داشته باشد، نرخ های ساعتی بهتر عمل می کنند.
بر اساس اطلاعات فوق، فهرست نهایی سه تا چهار ارائه دهنده خدمات را تهیه کنید. در مورد اعتبار ارائه دهندگان خدمات تحقیق و بررسی کنید.
- حداقل دو، ترجیحاً سه مرجع بخواهید
- قبل از برقراری تماس مرجع، مجموعه ای از سوالات را داشته باشید که قصد دارید آنها را پوشش دهید. سوالات خوبی برای پرسیدن – قابلیت اطمینان خدمات، مدت زمان تعهد، کیفیت و به موقع بودن خدمات
- همچنین، از مراجع برای هر گونه چالش یا مشکلی که ممکن است در حین برون سپاری با آنها مواجه شده اند و نحوه حل آنها بپرسید.
پروژه آزمایشی/آزمایشی
هنگامی که ارائه دهنده خدمات نهایی را انتخاب کردید، از فروشنده بخواهید یک مرحله آزمایشی کوچک برای آزمایش و بررسی خدمات ارائه دهد. این امر به ویژه هنگامی که از برون سپاری حسابداری آنلاین استفاده می کنید بسیار مهم است. پروژه آزمایشی برای ایجاد یک رابطه کاری و آزمایش و بررسی قابلیت های ارائه دهنده خدمات مهم است. شما می توانید تصمیم بگیرید که آیا شراکت کار خواهد کرد یا خیر. همچنین فرصتی برای شما فراهم می کند تا فعالیت های رویه ای مربوط به برون سپاری را درک کنید
فناوری درگیر در برون سپاری حسابداریg
در یک فرآیند برون سپاری دو مورد اساسی داده مورد نیاز است:
- منبع اسناد مانند فاکتورها، صورتحساب ها، اوراق خرد چک، صورتحساب بانکی و غیره
- فایل یا نرم افزار حسابداری مانند QuickBooks، Xero، NetSuite
دسترسی به اسناد منبع
اسناد منبع یا فایل های ورودی به روش های زیر قابل دسترسی هستند
- اسناد منبع را می توان به صورت الکترونیکی فکس یا از طریق ایمیل ارسال کرد. معمولا برای کسب و کارهای کوچکی که حجم بالایی از داده ارسال نمی کنند امکان پذیر است
- داده های اسکن شده را می توان از طریق یک حساب Google Drive/DropBox نیز در دسترس قرار داد
- مشتری میتواند دسترسی آنلاین «فقط مشاهده» به حسابهای بانکی، حسابهای کارت اعتباری و سایر دادههای آنلاین را فراهم کند
- برای فرآیندهایی که شامل حجم بالایی از داده ها هستند، استفاده از یک نرم افزار مدیریت اسناد مانند File Cabinet برای مدیریت بهتر فایل ها و زمان توصیه می شود.
دسترسی به فایل حسابداری
چهار راه برای دسترسی به فایل حسابداری وجود دارد: آفلاین، از راه دور، آنلاین و روش مبتنی بر نرم افزار میزبان.
گزینه Offline Accounting File– در این روش حسابدار روی نسخه پشتیبان فایل حسابداری کار می کند، فایل را به روز می کند و برای مشتری ارسال می کند که به نوبه خود فایل به روز شده را با فایل حسابداری فعلی خود جایگزین می کند.
گزینه دسترسی از راه دور– تحت این روش حسابدار با استفاده از سرویس دسترسی از راه دور دسکتاپ مانند GoToMyPC.com، LogMeIn یا اتصال دسکتاپ از راه دور ویندوز به رایانه مشتری متصل می شود تا روی نرم افزار حسابداری نصب شده در رایانه مشتری کار کند.
گزینه نرم افزار آنلاین– در این روش نرم افزار حسابداری یک فایل تحت وب می باشد. بنابراین حسابدار وارد نرم افزار حسابداری آنلاین (مثلاً QuickBooks آنلاین) می شود و کار را انجام می دهد.
گزینه Hosted Software– این روش مشابه گزینه مبتنی بر دسترسی از راه دور است. میزبانی نرم افزار حسابداری می تواند در شبکه های محلی اداری مشتری یا در ارائه دهندگان خدمات میزبانی شخص ثالث مانند Personable.com باشد.
محبوب ترین روش در میان روش ها، گزینه نرم افزار آنلاین است زیرا این روش هزینه های اولیه نرم افزار را کاهش می دهد و همچنین نگهداری بدون دردسر نرم افزار را تضمین می کند.
نهایی کردن و مذاکره قرارداد
بر اساس موارد فوق، هنگامی که ارائه دهنده خدمات برون سپاری حسابداری مناسب را برای نیازهای حسابداری خود انتخاب و انتخاب کردید، گام بعدی تهیه پیش نویس قرارداد خدمات و تعیین شرایط ضروری خواهد بود.
محدوده کار
هر مشارکت موفق در برون سپاری با بیانی روشن از آنچه باید انجام شود و انجام شود آغاز می شود. محدوده و زمانبندی مشخصی از پروژه خود داشته باشید. سعی کنید اولویت ها را از قبل تنظیم کنید، ارائه دهنده خدمات را از نیازهای خود و روشی که کار باید انجام شود مطلع کنید. این همچنین شامل لیست واضحی از خدماتی است که باید انجام شود، سطح نیروی انسانی مورد نیاز و زمان انجام کار.
سطح کیفیت
سطح کیفیت نباید به هیچ قیمتی به خطر بیفتد. هدف برون سپاری کاهش هزینه است، اما باید توجه داشت که به هیچ وجه باعث کاهش کیفیت کار نمی شود. سطح دقت، زمان چرخش، فرمت های گزارش چند پارامتر هستند که می توانند برای تعریف و اندازه گیری کیفیت سطح خدمات از سوی ارائه دهنده خدمات مورد استفاده قرار گیرند.
شرایط پرداخت
شرایط پرداخت عادی در عرض 7-15 روز از فاکتورها است. برای تعاملات بزرگ، 30 روز خالص نیز داده می شود
قیمت گذاری
ساختار قیمت گذاری، متغیرها، اسلب ها و سطح کارکنان باید به وضوح مشخص شود. مواردی که برای یک کارمند تمام وقت باید پوشش داده شود عبارتند از چند ساعت کارمندی در ماه، کارکنان اختصاصی یا تغییر کارکنان، نحوه رسیدگی به تعطیلات کارکنان.
به طور مشابه برای قیمت گذاری مبتنی بر معامله، یک معامله به وضوح تعریف شده است و باید به راحتی قابل اندازه گیری باشد.
مراحل فسخ
بند فسخ باید به وضوح در قرارداد تعریف شود. اگر از سطح خدمات ارائه شده توسط فروشنده راضی نیستید، بند فسخ ضروری است. از رویه استاندارد صنعت مبنی بر اعلام 30/60 روزه قصد خود برای فسخ قرارداد پیروی کنید. اصرار کنید که فروشنده شما موافقت می کند که همه فایل ها را به شما بازگرداند و به یک فروشنده جدید کمک منطقی ارائه دهد.
در زیر خلاصهای مفصل از بایدها و نبایدها در حین تعامل با ارائهدهنده خدمات برونسپاری آورده شده است. تصمیم برون سپاری می تواند آسان باشد. اگر شرکتی وجود دارد که می تواند کار را بهتر، سریعتر و ارزان تر از شما انجام دهد، آن را امتحان کنید.
بنابراین واضح است که فرآیندهای حسابداری برون سپاری در بلندمدت به نفع شرکت شما خواهد بود. علاوه بر کاهش هزینه، این امکان را نیز به شما می دهد تا کیفیت کار بهتری داشته باشید. از آنجایی که این شرکت ها صرفاً بر حسابداری و خدمات مرتبط با آن متمرکز هستند، می توان انتظار داشت که کار با کیفیت بالا ارائه دهند.