به عنوان یک صاحب کسب و کار، چیزهای زیادی برای فکر کردن دارید. شما باید اطمینان حاصل کنید که کارکنان شما به خوبی آموزش دیده و سازنده هستند، مشتریان از خدمات شما راضی هستند و وضعیت مالی شما مرتب است.
برون سپاری نیازهای حسابداری یکی از بهترین راه ها برای کسب و کارهای کوچک برای کاهش هزینه ها و در عین حال حفظ یک سیستم کارآمد ثبت سوابق است. چه برای پردازش حقوق و دستمزد به کمک نیاز داشته باشید یا بخواهید وظایف حسابداری خود را برون سپاری کنید، امروزه گزینه های زیادی در دسترس است.
قبل از اینکه یک شرکت حسابداری یا ارائه دهنده را استخدام کنید، ضروری است بدانید که آنها چه کاری انجام می دهند و چگونه می توانند به شما کمک کنند. در اینجا چند نکته مهم در مورد نیازهای حسابداری برون سپاری وجود دارد:
امنیت داده ها
وقتی نیازهای حسابداری خود را برون سپاری می کنید، اطمینان حاصل کنید که شرکت اقدامات امنیتی کافی برای ایمن نگه داشتن داده های شما دارد. همچنین باید بررسی کنید که شرکت دارای سرورهای ایمن با قابلیت پشتیبان گیری باشد تا در صورت بروز مشکل در سیستم، اطلاعات شما برای همیشه از بین نرود.
در صورت امکان، از آنها در مورد نوع رمزگذاری که در سرورهای خود استفاده می کنند و مدت زمانی که طول می کشد تا پس از تلاش برای شکستن بازیابی شوند، بپرسید.
خدمات برون سپاری فرآیند حسابداری (APO).
این شامل استخدام یک شرکت یا فرد خارجی برای انجام وظایف خاص در کسب و کار شما، مانند مدیریت حقوق و دستمزد یا تهیه صورت های مالی ماهانه است.
مزیت APO این است که به شما امکان می دهد زمان بیشتری را برای تمرکز بر سایر جنبه های اداره کسب و کار خود در حالی که هنوز اطلاعات دقیقی در مورد مسائل مالی دریافت می کنید. خدمات APO شما را قادر می سازد تا تمام یا بخشی از فرآیندهای حسابداری خود را بدون استخدام کارمند دیگر یا خرید برنامه های نرم افزاری جدید برون سپاری کنید.
اهمیت ایمنی و امنیت هنگام برون سپاری نیازهای حسابداری شما
امنیت یکی از مهم ترین ملاحظات هنگام برون سپاری نیازهای حسابداری شماست. در اینجا نکاتی برای ایمن و ایمن نگه داشتن کسب و کارتان هنگام برون سپاری عملکردهای حسابداری آورده شده است:
- بدانید چه داده هایی دارید، کجا ذخیره می شوند و چگونه منتقل می شوند.
- کارمندان خود را در مورد بهترین شیوه های امنیت داده، از جمله حفاظت از رمز عبور و رمزگذاری آموزش دهید.
- اطمینان حاصل کنید که کارکنان درک می کنند که نمی توانند اطلاعات محرمانه را در پاسخ به درخواست های اشخاص ثالث افشا کنند.
- فروشندگان خود را مرتباً بررسی کنید تا از قوانین و خط مشی های امنیت داده سازمان خود پیروی کنند.
چگونه هنگام برون سپاری حسابداری از امنیت داده ها اطمینان حاصل کنیم؟
برون سپاری حسابداری می تواند به شما در صرفه جویی در هزینه، دسترسی به طیف وسیع تری از تخصص و تجربه کمک کند و زمان خود را آزاد کند. با این حال، می تواند برخی از نگرانی های امنیتی را نیز ایجاد کند.
درک نحوه عملکرد امنیت داده ها در برون سپاری ضروری است تا بتوانید از امنیت اطلاعات مالی حساس خود اطمینان حاصل کنید.
در اینجا برخی از بهترین روش ها برای اطمینان از امنیت داده ها هنگام برون سپاری حسابداری آورده شده است:
انتخاب ارائه دهنده برون سپاری حسابداری مناسب
در حالت ایدهآل، شما باید یک شریک حسابداری انتخاب کنید که توسط شخص ثالث یا سازمانهای دیگری که قابلیت اعتماد را در شیوههای تجاری ترویج میکنند، بررسی شود. همچنین میتوانید با شرکتهای مختلفی که در گذشته از خدمات آنها استفاده کردهاند، بررسی کنید تا ببینید چقدر با هم کار کردهاند.
در صورت امکان، مراجع دریافت کنید تا بتوانید در مورد اینکه آنها در طول زمان چقدر به خوبی مسئولیت های خود را انجام داده اند، ایده بگیرید.
درک سیاست های آنها
قبل از امضای هر گونه قرارداد با یک شریک حسابداری برون سپاری، مطمئن شوید که خط مشی های آنها را در مورد اقدامات امنیتی و رویه های پشتیبان گیری از داده ها کاملاً درک کرده اید.
در صورت امکان، قبل از امضا از آنها در مورد این موارد بپرسید تا از غافلگیری جلوگیری کنید.
بدانید در حال ورود به چه چیزی هستید
هنگام در نظر گرفتن امنیت در نیازهای حسابداری، باید قبل از هر تصمیمی بدانید که در حال ورود به آن هستید.
به عنوان مثال، اگر کارکرد حقوق و دستمزد خود را برون سپاری می کنید، اطمینان حاصل کنید که ارائه دهنده تجربه رسیدگی به مالیات بر حقوق و الزامات تشکیل پرونده برای هر ایالتی که در آن فعالیت می کنید دارد.
نظارت و نظارت
خدمات حسابداری برون سپاری می تواند یک گزینه عالی برای مشاغل کوچک باشد تا زمانی که مسئولیت ها و تعهدات خود را درک کنند. بهترین راه برای اطمینان از اینکه همه چیز به خوبی اجرا می شود، داشتن یک سیستم نظارت است. این باید شامل ارتباط منظم با ارائه دهنده و بررسی مکرر گزارش های عملکرد آنها باشد.
به طور منظم داده های مالی خود را کنترل کنید. شما باید بدانید که چه اتفاقی برای حسابهایتان میافتد تا قبل از بروز هر گونه آسیب، اقدامات لازم را انجام دهید. همچنین باید از نرم افزارهایی مانند نرم افزار رمزگذاری یا فایروال هایی استفاده کنید که از دسترسی یا استفاده غیرمجاز از تجهیزات و سیستم های فناوری اطلاعات (IT) جلوگیری می کند.
بسته بندی
به عنوان یک کارآفرین، نمی خواهید نیازهای مداوم کسب و کار خود را برای امنیت از دست بدهید. هنگام برون سپاری عملکردهای حسابداری خود، اطمینان از ایمن بودن داده های شما در برابر هکرها می تواند چالش برانگیز باشد. به همین دلیل است که انتخاب یک شریک برون سپاری با تجربه که می تواند به محافظت از اطلاعات حساس شما در برابر دسترسی یا سرقت غیرمجاز کمک کند، مهم است.
درباره OHI
OHI یک ارائه دهنده خدمات تخصصی برون سپاری مالی و حسابداری با بیش از شانزده سال تجربه برون سپاری مالی و حسابداری است. ما دارای تخصص برون سپاری عملکردی قوی در فرآیندهای حسابداری نهایی هستیم که فعالیت های حسابداری روزانه، تطبیق ها، فرآیندهای نهایی سازی حساب های پایان ماه و پایان سال، بازپرداخت کارکنان، پردازش حقوق و دستمزد، گزارش مدیریت و تجزیه و تحلیل مالی را پوشش می دهد.
OHI به بیش از 300 مشتری در سراسر ایالات متحده آمریکا، بریتانیا و کانادا خدمات ارائه می دهد. از شما دعوت می کنیم تا از طریق ما برون سپاری مالی و حسابداری را تجربه کنید.
درباره خدمات برون سپاری حسابداری ما بیشتر بیاموزید – با ما تماس بگیرید