اگر از یکی از مدیران املاک و مستغلات یک شرکت بپرسید، “چگونه سبد اجاره سازمان خود را مدیریت می کنید؟”، آنها احتمالاً صفحات گسترده یا نرم افزارهای مشابه دیگری را به عنوان پاسخ به شما ارائه می دهند.
با این حال، پیچیدگی فزاینده چشم انداز حسابداری اجاره، تعیین اینکه آیا قرارداد اجاره از مقررات پیروی می کند یا خیر، دشوار کرده است.
به همین دلیل، سازمان های متعددی منتظر گزینه های اتوماسیون هستند. بحرانی بودن کار نیازمند ابزاری مناسب برای تحلیل و مدیریت است. انتزاع اجاره خودکار کاهش می دهد روند انتزاع را تسریع می کند و احتمال خطاهای انسانی را نیز کاهش می دهد.
مدیریت اجاره یک وظیفه مهم و مرتبط با عملکرد برای یک کسب و کار است. برای بهینه سازی هزینه ها و به دست آوردن بینشی روشن از بدهی ها و دارایی های مرتبط، لازم است سبد اجاره را با دقت مدیریت کنید. این همچنین به این معنی است که در حال حاضر، نیاز به تجزیه و تحلیل با کیفیت و گزارش های دقیق یک موضوع مبرم و چیزی است که با مدیریت صفحه گسترده منسوخ سبد اجاره، رویایی دور از ذهن است.
به همین دلیل ما یک را آماده کرده ایم مدیریت اجاره نوشتن برای کمک به شما در شناخت مزایای یک نرم افزار اجاره و ویژگی هایی که باید داشته باشد. این مقاله تمام سردرگمی های موجود شما را در مورد الف از بین می برد اجاره نرم افزار خودکار و به شما در تصمیم گیری منطقی کمک می کند.
مدیریت اجاره چیست؟
بسیاری از مردم بی اطلاع هستند نرم افزار مدیریت اجاره چیست. فرآیند اداره اجاره شامل پرداخت اجاره بهای تسهیلات استیجاری و دریافت اجاره بهای تسهیلات تحت مالکیت می باشد. تقریباً برای هر سازمان املاک و مستغلات، مدیریت اجاره بخشی ضروری از الزامات قانونی و حسابداری مجموعه املاک و مستغلات است. هر شخصی که مسئول مدیریت اجاره است باید این نقش ها را انجام دهد – پردازش، حسابداری، بررسی اجاره، چکیده اجاره، ممیزی اجاره، تمدید، تعمیر و نگهداری، تعمیرات، گزارش، مدیریت اطلاعات، بررسی هزینه های عملیاتی، تجزیه و تحلیل هزینه های اشغال، مدیریت اطلاعات و ذخیره اسناد.
هدف از اجاره نرم افزار خودکار تسهیل فرآیند مدیریت اجاره برای مشاغل و کمک به عملیات تجاری است.
چرا به یک نرم افزار مدیریت اجاره/اجاره نیاز دارید؟
یک نرم افزار مدیریت اجاره طراحی شده است تا به شما کمک کند داده های اجاره سازمان را ردیابی کنید. بنابراین، هر بار که نیاز به مراجعه به اطلاعاتی در سند اجاره دارید، نیازی به باز کردن یک سند 50 صفحه ای یا 100 صفحه ای ندارید. اگر تا به حال این کار را به صورت دستی انجام داده اید، شرط می بندیم که آرزو کرده اید انتزاع اجاره خودکار که این کار را از طرف شما انجام می دهد.
البته، می توانید آن را به صورت دستی از طریق صفحات گسترده مدیریت کنید، اما فقط تا زمانی که تعداد کمتری از املاک اجاره ای را مدیریت کنید. با افزایش تعداد املاک تحت مدیریت به بیش از 100، مدیریت آن دشوار می شود. اینجاست که یک نرم افزار انتزاع اجاره به کار می آید.
پردازش داده ها زمان می برد و مدیریت این داده ها نیز زمان می برد. به صورت دستی یا از طریق صفحات گسترده، ممکن است برای بیرون آوردن اطلاعات حتی ده سند اجاره به زمان زیادی نیاز داشته باشید. اگر مجبور شوید این داده ها را به یک پایگاه داده ترجیحی مشتری وارد کنید چه؟ چندین روز از متخصص درگیر را می خورد.
آیا استفاده از نرم افزار مدیریت اجاره برای اتوماسیون آسان تر نخواهد بود؟ اجاره اتوماسیون انتزاع این کار را برای شما و بسیار سریعتر و کارآمدتر از هر انسانی انجام می دهد.
مزایای استفاده از نرم افزار مدیریت اجاره
صرفه جویی در زمان و پول
در این عصر دیجیتال، که تحول دیجیتال در حال تبدیل شدن به بالاترین اولویت است، کسب و کارها هنوز از مدیریت مبتنی بر کاغذ برای مدیریت قرارداد اجاره استفاده می کنند. در واقع، سوابق این قراردادهای اجاره حتی در یک مخزن مرکزی ذخیره نمی شود.
آیا می توانید مدت زمان مورد نیاز برای بازیابی و استفاده از این داده ها را تصور کنید؟
وقتی کسب و کارها به صورت دستی سعی می کنند این داده های متفاوت را جمع آوری کنند، اشتباهاتی رخ می دهد و خطر اطلاعات افزایش می یابد.
با نرم افزار مدیریت اجاره، می توانید این داده ها را در یک مکان مرکزی ایمن کنید که می تواند کارایی زمان را بهبود بخشد. همچنین می تواند هزینه های اجرا و مدیریت پرتفوی اجاره را کاهش دهد. اجاره اتوماسیون انتزاع اهداف مختلفی را دنبال می کند و یکی از بهترین سرمایه گذاری هایی است که می توانید برای کسب و کار خود انجام دهید.
از انطباق اطمینان حاصل کنید
هنگامی که یک سازمان از روش های دستی برای مدیریت اجاره استفاده می کند، اشتباهات در محل کار رایج است. این به این دلیل است که همان تیم مسئول مراقبت از الزامات انطباق و مغایرتهای سیستم است. چشم انسان می تواند این خطاها را از دست بدهد.
یک نرمافزار مدیریت اجاره به ابزارهایی برای یافتن مغایرتهای سیستمی مجهز است که خطر انطباق را ایجاد میکند. این رویه های خودکار می توانند پیچیده ترین نمونه کارها را بدون هیچ مشکلی پردازش کنند. این شامل ایجاد صورتهای اجباری مانند جریان نقدی، درآمد، ترازنامه و سایر گزارشهای مشابه برای تجزیه و تحلیل انطباق است.
دنباله حسابرسی را حفظ کنید
یکی از ویژگی های مهم نرم افزار مدیریت اجاره، امکان گزارش و نظارت بر تغییرات سبد اجاره است. هر تغییر بزرگ یا کوچک در پورتفولیو ردیابی و ثبت می شود تا یک مسیر حسابرسی ایجاد شود. هنگامی که روی برگه های اکسل کار می کنید، دستیابی به این امر بسیار دشوار است.
اولا، با صفحات گسترده، داده های شما به راحتی کپی می شوند و این امر ردیابی را غیرممکن می کند. ثانیاً، سازمانهای پورتفولیوی اجارهای در یک سیستم مدیریتی از نوع Excel مناسب نیستند. به همین دلیل است که یک نرم افزار مدیریت اجاره برای ردیابی و سازماندهی داده های پرتفوی اجاره استفاده می شود.
ذخیره سازی امن را دریافت کنید
همانطور که قبلاً در نکات قبلی مورد بحث قرار گرفت، یک ابزار بایگانی الکترونیکی مانند اکسل ممکن است ساده تر و کاربر پسندتر باشد، اما همیشه احتمال سوء مدیریت وجود دارد. حتی اگر مراقب ذخیره آخرین نسخه های فایل باشید، همکاری همچنان یک مشکل است. می توانید به طور تصادفی فایل جایگزین شده را پیدا کنید و به اشتباه از آن برای به روز رسانی کارهای اخیر استفاده کنید.
این غیر معمول نیست که کاربران مختلف یک فایل را از پایگاه داده انتخاب کنند، تغییراتی ایجاد کنند و چندین نسخه را بدون هیچ ردی از آنها ایجاد کنند که یکی از آنها آخرین است. این امر انعطاف پذیری و امنیت داده های روش های سنتی مدیریت اجاره را تا حد زیادی محدود می کند.
با یک نرم افزار مدیریت اجاره، کاربران می توانند به یک صفحه گسترده دسترسی ابری داشته باشند. این بدان معنی است که اگر چهار کاربر بخواهند روی یک نمونه کار اجاره کار کنند، می توانند آن را در همان برگه انجام دهند. بنابراین، هر کاربر دیگری از تغییرات مطلع می شود. در نهایت، تنها یک نسخه جدید از فایل ذخیره شده و در دسترس است.
کار با این روش اطلاعات را ایمن می کند و خطر تکرار یا قدیمی بودن داده ها را از بین می برد.
گزارش های سفارشی
نرم افزار مدیریت اجاره امکان تنظیم گزارش ها را با توجه به نیازهای سازمان فراهم می کند. در حالی که ممکن است این ویژگی با هر ابزاری در دسترس نباشد، همچنان گزارش های پیشرفته ای دریافت می کنید که برای کسب و کار مفید است. از طریق این گزارش ها، می توانید نگاهی تلفیقی به پرتفوی اجاره داشته باشید و پیشرفت خود را تجزیه و تحلیل کنید. الف نرم افزار تحلیل اجاره نامه به دریافت گزارش های سریع و دقیق کمک می کند. این گزارشها در تهیه استراتژیهای تجاری بسیار مفید هستند.
یک نرم افزار مدیریت اجاره چه چیزی باید ارائه دهد؟
در اینجا لیستی از ویژگی هایی است که باید همراه با نرم افزار مدیریت اجاره خود دریافت کنید –
- شما باید بتوانید واحدهای املاک و مستغلات فردی خود را به همراه هزینه های مربوط به پرتفوی اجاره خود بازرسی کنید
- برای قضاوت در مورد بدهیها، هزینهها و مغایرتهای دادهها به تواناییهای گزارشدهی نیاز دارید. این گزارش ها همچنین برای اهداف حسابرسی ضروری هستند
- باید یک کانال ارتباطی یکپارچه وجود داشته باشد. این بدان معناست که سیستم های حسابداری باید هماهنگ باشند
- شما باید بتوانید نقشه املاک و مستغلات تحت مالکیت و اجاره را برای مدیریت ساده تر ترسیم کنید
- در کنار تمام ویژگی های فوق، لازم است توانایی تجزیه و تحلیل سبد خود و سنجش عملکرد آن از طریق KPI ها را داشته باشید.
نتیجه گیری
اگر نتوانید اطلاعات اجاره خود را مدیریت کنید، احتمالاً این اطلاعات را هدر خواهید داد. وقتی دادههای شما مغایرت دارند و اطلاعات تکراری میشوند، در نهایت اطلاعات نادرست را به ذینفعان منتشر میکنید. استفاده از نرم افزار مدیریت اجاره می تواند به شما در کاهش این مشکلات کمک کند. برای بهبود مدیریت پورتفولیو اجاره نامه مدیریت اجاره نامه فوق را بررسی کنید. وقت آن است که اهمیت آن را درک کنید نرم افزار تحلیل اجاره و یکی برای خودت بگیر
درباره
OHI یک شرکت خدمات املاک و مستغلات پانزده ساله است که با بیش از 50 توسعه دهنده املاک تجاری و مسکونی، صندوق ها و شرکت های مدیریت املاک در سراسر ایالات متحده کار می کند. تخصص عمیق ما در حسابداری املاک و مستغلات، تجزیه و تحلیل مالی، انتزاع اجاره، مدیریت و مدیریت دارایی به مشتریان کمک کرده است تا هزینه های مرتبط را 40-50٪ کاهش دهند. ما در حال حاضر این خدمات را به مجموعه ای از 50000 واحد در سراسر مشتریان ارائه می دهیم.
از شما دعوت می کنیم تا از طریق ما اجاره و برون سپاری حسابداری را تجربه کنید.
درباره خدمات مدیریت اجاره و انتزاع ما بیشتر بیاموزید: انتزاع اجاره | اجاره نامه | اداره اجاره | حسابرسی اجاره – مشاهده بیشتر