یک ابزار مالی ضروری که به حسابداران و صاحبان مشاغل کمک می کند تا وضعیت مالی سازمان خود را ارزیابی کنند، گزارش پیری حساب های دریافتنی است. صورتحسابهای معوق را به دستههای سنی تقسیم میکند تا تصویر واضحتری از جریان نقدی شرکت ارائه دهد و هرگونه مشکل احتمالی وصول پرداخت را شناسایی کند.
این گزارش میتواند به کسبوکارها کمک کند تا با دستهبندی بدهیهای پرداختنشده در محدودههای سنی مختلف، تعیین کنند که چه مشتریانی نیاز به پیگیری دارند و چه کسانی در خطر پرداخت نکردن به موقع صورتحسابهای خود هستند.
روش گزارش پیری به مدیریت کمک می کند تا ارزیابی کند که عملیات اعتباری و جمع آوری آنها چقدر خوب کار می کند و آیا آنها نیاز به ایجاد هرگونه تغییر در سیاست برای کاهش ریسک اعتباری دارند یا خیر.
بنابراین، مدیریت گزارش های قدیمی حساب های دریافتنی به طور موثر ثبات مالی کسب و کار را تضمین می کند و خطر بدهی های بد را به حداقل می رساند.
اهمیت گزارش پیری حساب های دریافتنی
به روز نگه داشتن گزارش سالمندی بینش های بی درنگ مدیریت را در مورد سلامت مالی شرکت ارائه می دهد که یکی از مزیت های اصلی است.
به عنوان مثال، اگر گزارش تعداد زیادی حساب های دریافتنی قدیمی را نشان دهد، نشان می دهد که رویه های جمع آوری شرکت ممکن است نیاز به بهبود داشته باشد. با این حال، درصد پایین حساب های دریافتنی قدیمی نشان می دهد که استراتژی های وصول شرکت موثر است.
این گزارش همچنین می تواند به شرکت ها در انتخاب عاقلانه در مورد تمدید اعتبار به مشتریان کمک کند. اگر گزارش نشان دهد که برخی از مشتریان دیر پرداخت هستند، ممکن است نشانه ای از تبدیل شدن آنها به یک ریسک اعتباری باشد.
مدیریت میتواند سیاستهای اعتباری خود را بر این اساس تنظیم کند، مانند سختتر کردن شرایط اعتبار یا ارائه مشوقهای پرداخت زودهنگام برای ترغیب مشتریان به پرداخت به موقع.
در نهایت، گزارش پیری حسابهای دریافتنی میتواند به کسبوکارها کمک کند بدهیهای بد احتمالی را با ارائه تفکیک سن فاکتورهای معوق برآورد کنند.
با اعمال درصدی برای بدهی های بد در گزارش پیری، مدیریت می تواند مخارج بدهی بد خود را با دقت بیشتری برآورد کند. شما باید یاد بگیرید که چگونه گزارش پیری دریافتنی خود را تجزیه و تحلیل کنید.
فرض کنید یک کسب و کار دارای یک گزارش قدیمی حساب های دریافتنی است که 150000 دلار فاکتورهای معوق را نشان می دهد که 100000 دلار آن در دسته 0-30 روز و 50000 دلار در دسته 31-60 روز است.
اگر کسب و کار برای دسته 0-30 روزه 2% کمک هزینه بدهی بد و برای دسته 31-60 روز 5% کمک هزینه بدهی بد تعیین کرده باشد، محاسبه برای کمک هزینه بدهی های معوق به این صورت خواهد بود:
کمک هزینه برای بدهی های بد = (100,000 دلار x 2%) + (50,000 دلار x 5%)
کمک هزینه برای بدهی های بد = 2000 دلار + 2500 دلار
کمک هزینه برای بدهی های بد = 4500 دلار
بنابراین، به روز نگه داشتن گزارش های دریافتنی، دید جامعی از وضعیت مالی خود به کسب و کارها ارائه می دهد و به آنها کمک می کند جریان نقدی خود را به طور مؤثرتری مدیریت کنند.
مشکلات رایج در گزارش پیری حساب های دریافتنی
برای کسبوکارها، مدیریت گزارش پیری حسابهای دریافتنی میتواند چندین مشکل ایجاد کند. صحت گزارش یکی از رایج ترین مشکلات است زیرا ممکن است همیشه وضعیت مطالبات شرکت را به درستی نشان ندهد.
یکی دیگر از زمینههای بهبود، ورود مداوم دادهها است که میتواند منجر به گنجاندن اطلاعات نادرست در گزارش پیری شود.
اگر پرسنل فروش اطلاعات مورد نیاز خود را از مشتری نداشته باشند، که باعث مشکلات صورتحساب میشود، یا اگر تیم حسابداری فراموش کند گزارش قدیمی را به موقع بهروزرسانی کند، ممکن است این اتفاق بیفتد. این اشتباهات ممکن است بر جریان نقدی شرکت تأثیر بگذارد و منجر به تاخیر بیشتر در پرداخت های مصرف کننده شود.
علاوه بر این، شرکت ها ممکن است در تطبیق پرداخت های انجام شده توسط مشتریان با مشکلاتی مواجه شوند. مشتریان ممکن است گاهی اوقات پرداخت های جزئی انجام دهند که ممکن است باعث سردرگمی و اشتباه در گزارش قدیمی شود. ممکن است منجر به سوء تفاهم و درگیری بین شرکت و مشتریانش شود.
شرکت ها باید این مسائل را بشناسند و اقدامات مناسب را برای دقیق و به روز نگه داشتن گزارش پیری خود انجام دهند. با پرداختن به آنها، کسب و کارها می توانند جریان نقدی خود را افزایش داده و عملیات مالی مناسب را حفظ کنند. همچنین مدیریت را قادر می سازد تا تصمیماتی اتخاذ کند که سلامت مالی کلی شرکت را بر اساس داده های دقیق بهبود بخشد.
استراتژی های برتر برای مدیریت گزارش پیری حساب های دریافتنی
مدیریت گزارش قدیمی حساب های دریافتنی برای موفقیت کسب و کار شما بسیار مهم است. در اینجا برخی از بهترین شیوه های گزارش پیری وجود دارد که به شما در بهبود مدیریت حساب های دریافتنی کمک می کند:
1. صورتحساب الکترونیکی و پرداخت های آنلاین را بپذیرید
سیستم های صورتحساب الکترونیکی به شما این امکان را می دهد که ثبت سوابق خود را خودکار کرده و احتمال خطای انسانی را کاهش دهید.
میتوانید صورتحساب و پرداختهای خود را ادغام کنید و پیگیریهای سفارشی و منظم برای پرداختهای دیرکرد را تنظیم کنید. این امر احتمال دریافت به موقع پرداخت را افزایش می دهد.
2. روشهای صورتحساب شفاف را مشخص کنید
برای حفظ ثبات در سراسر کسب و کار، بسیار مهم است که فرآیند صورتحساب خود را مستند کنید. این باید شامل دورههای صورتحساب، تاریخهای صورتحساب، اطلاعاتی که باید در هر صورتحساب درج شود، روشهای ثبت سوابق، ارزیابی فرآیند حسابهای دریافتنی دورهای، پیگیری، و روشهای جمعآوری برای پرداختهای معوق باشد.
3. سیاست های اعتباری و جمع آوری را تنظیم کنید
برای جلوگیری از اعتبار بد، تعیین خط مشی های اعتباری روشن از قبل ضروری است. خطمشیهای جمعآوری حسابهای دریافتنی را پاک کنید این اطمینان را ایجاد میکند که میتوانید به طور فعال به حسابهای عقب افتاده رسیدگی کنید و گردش کار خود را ساده کنید.
با اجرای رویه هایی که بر فعالیت پیشگیرانه تمرکز می کنند، می توانید از تعقیب پرداخت های دیرهنگام اجتناب کنید و در عوض چندین یادآور پرداخت را قبل از موعد مقرر ارسال کنید.
4. جمع آوری پرداخت ها به صورت فعال
در مورد جمع آوری پول از مشتریان فعال باشید. رویهای را ایجاد کنید که به موجب آن در لحظه پایان پرداخت با مشتری در تماس باشید و او را از شرایط پرداخت و هرگونه موجودی معوق مطلع کنید.
اطمینان حاصل کنید که دقیقاً نحوه پرداخت را در طرح کلی خود توضیح دهید.
5. Automation را راه اندازی کنید
خودکار کردن ارتباطات حساب های دریافتنی شما با مشتریان می تواند در وقت شما صرفه جویی کند و به روند شما ثبات دهد.
یک نرم افزار مدیریت حساب های دریافتی می تواند کارهای خسته کننده ای مانند تهیه ایمیل ها (یادآوری ها، پیگیری ها)، بیرون کشیدن فاکتورها، و خودکار کردن هر چیز تکراری، وقت گیر و کم ارزش را انجام دهد.
این به تیم مالی شما اجازه میدهد تا روی تنظیم ارتباطات مشتری با لحن مناسب و ارسال فاکتورها و یادآوریها در زمان مناسب تمرکز کند.
با اجرای این استراتژی ها، می توانید یاد بگیرید که چگونه حساب های دریافتنی را حفظ کنید.
مزایای مدیریت موثر حساب های دریافتنی
گزارش پیری حساب های دریافتنی یک نمای کلی سریع از حساب های دریافتنی پرداخت نشده یک شرکت به همراه تاریخ سررسید و سن هر فاکتور ارائه می دهد. این شرکت ها را قادر می سازد تا مسائل مربوط به مجموعه را تشخیص دهند، ریسک های اعتباری را ارزیابی کنند و بدهی های بد احتمالی را به طور دقیق پیش بینی کنند.
بنابراین، گزارش برای نظارت بر امور مالی یک شرکت و حفظ دوام بلندمدت آن ضروری است. کسبوکارها میتوانند با بررسی منظم این گزارش، هرگونه نگرانی بالقوه جریان نقدی را شناسایی کرده و اقدامات پیشگیرانهای را برای رفع آنها قبل از تبدیل شدن به مشکلات شدید انجام دهند.
این مقاله نکاتی را برای مدیریت گزارش های قدیمی حساب های دریافتنی به اشتراک گذاشته است. مدیریت موثر حساب های دریافتنی می تواند به کسب و کارها کمک کند تا روابط بهتری با مشتریان خود ایجاد کنند.
ارتباط شفاف و شفاف در مورد رویههای صورتحساب و انتظارات پرداخت میتواند به جلوگیری از سوء تفاهم و اختلافات کمک کند و منجر به رضایت بیشتر و رضایت بیشتر مشتریان شود.
کسبوکارهایی که مدیریت مؤثر حسابهای دریافتنی را در اولویت قرار میدهند، موقعیت بهتری برای حفظ جریان نقدی سالم، ایجاد روابط مثبت با مشتری و بهبود سلامت مالی خود دارند.
با کاوش و اجرای راههایی برای بهبود گزارش پیری دریافتنیهای خود، میتوانید فرآیند جمعآوری صورتحساب و پرداخت کارآمد و کارآمدی ایجاد کنید که به نفع همه افراد درگیر باشد.
درباره ما
OHI یک ارائه دهنده خدمات تخصصی برون سپاری مالی و حسابداری با بیش از شانزده سال تجربه برون سپاری مالی و حسابداری است. ما دارای تخصص برون سپاری عملکردی قوی در فرآیندهای حسابداری نهایی هستیم که فعالیت های حسابداری روزانه، تطبیق ها، فرآیندهای نهایی سازی حساب های پایان ماه و پایان سال، بازپرداخت کارکنان، پردازش حقوق و دستمزد، گزارش مدیریت و تجزیه و تحلیل مالی را پوشش می دهد.
OHI به بیش از 300 مشتری در سراسر ایالات متحده آمریکا، بریتانیا و کانادا خدمات ارائه می دهد. از شما دعوت می کنیم تا از طریق ما برون سپاری مالی و حسابداری را تجربه کنید.
درباره خدمات برون سپاری حسابداری ما بیشتر بیاموزید – با ما تماس بگیرید